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Prozessmanagement
BPMN – einfach erklärt und praktisch anwendbar
Inhaltsverzeichnis
BPMN – einfach erklärt und praktisch anwendbar
Was ist die BPMN?
Die BPMN – Business Process Model and Notation – ist einfach und praktisch erklärt eine grafische Sprache im Prozessmanagement zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Die BPMN ist mittlerweile ein international etablierter ISO-Standard zur Erstellung von gesamten Prozessmodellen, Prozess- und Arbeitsabläufen, Prozessdiagrammen und Workflows. Die Object Management Group stellt den BPMN Standard für Diagramme bereit und definiert damit die Elemente, mit denen Geschäftsprozesse beschrieben werden.
Wie jede Sprache unterliegt auch die BPMN einer gewissen Semantik. Die Notation wird in einem – leider sehr technischen und schwer verständlichen – Standarddokument zur BPMN definiert, in dem die Bedeutung der Symbole erläutert werden. Diagramme nach der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD).
Wie kann man die Notation erlernen?
Die BPMN ist eine visuelle Sprache zur Darstellung von Prozessen. Die Leser der Prozessdiagramme sind die Mitarbeiter ihres Unternehmens. Für diese Zielgruppe müssen die BPMN Diagramme anwendbar sein. In Ihrem BPM Projekt sollten Sie sich also die Frage stellen, wie Sie den Mitarbeitern beibringen Prozesse in der BPMN-Sprache zu lesen. Unsere Empfehlung: Bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Sprache der Prozesse mit Hilfe von magnetischen Moderationskarten näher. Viele unserer Kunden haben Schulungskonzepte entwickelt, in denen die Teilnehmer gemeinsam einfache Dummy-Prozesse am Whiteboard nach der BPMN 2.0 erstellen. Mit Hilfe von der Proboard Moderationskarten wird das Erlernen der BPMN ein interaktives Erlebnis.
Die Berliner BPM-Offensive (BPMB), eine Initiative von BPM-Interessierten aus Berlin, stellt auf Ihrer Website ein BPMN-Poster zur Verfügung. Dieses können Sie über den folgenden Link abrufen.
Wie erstellt man BPMN Prozesse?
Die BPMN 2.0 Notation genauer betrachtet
Aktivitäten stellen einzelne Schritte oder Aktionen dar, die während eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Sie sind die grundlegenden Bausteine eines Prozessflusses.
Es gibt verschiedene Typen von Aktivitäten in BPMN:
- Task (Aufgabe): Eine einfache und atomare Aktivität, die eine bestimmte Arbeit oder Aktion repräsentiert. Es kann nicht weiter in kleinere Aktivitäten zerlegt werden.
- Sub-process (Teilprozess): Eine Komposition mehrerer miteinander verbundener Aktivitäten, die als eine Einheit innerhalb eines Geschäftsprozesses betrachtet werden können. Teilprozesse können wiederum weitere verschachtelte Teilprozesse enthalten. Sie können entweder eingebettet (embedded) oder aufrufbar (callable) sein.
- Embedded Sub-process: Ein Teilprozess, der direkt innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist.
- Callable Sub-process: Ein wiederverwendbarer Teilprozess, der als eigenständige Definition existiert und von verschiedenen Prozessen aufgerufen werden kann.
- Transaction (Transaktion): Ein spezieller Typ eines Teilprozesses, der für Geschäftstransaktionen verwendet wird und bestimmte ACID-Eigenschaften (Atomicity, Consistency, Isolation, Durability) erfüllen muss.
- Event Sub-process (Ereignis-Teilprozess): Ein Teilprozess, der innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist und durch ein Ereignis (z.B. ein Signal, eine Nachricht oder einen Timer) ausgelöst wird. Er läuft parallel zum umgebenden Prozess und kann zum Behandeln von Ausnahmen oder zum Ausführen von Aktionen im Hintergrund verwendet werden.
- Ad-hoc Sub-process (Ad-hoc-Teilprozess): Ein informeller Teilprozess, der keine feste Sequenz von Aktivitäten hat. Die enthaltenen Aktivitäten können in einer ungeplanten Reihenfolge ausgeführt werden, basierend auf Geschäftsregeln oder anderen Kriterien.
Zusätzlich zu den verschiedenen Aktivitätstypen können Aktivitäten auch mit verschiedenen Markierungen versehen werden, um zusätzliche Informationen über die Ausführung zu liefern, wie zum Beispiel Schleifen, Mehrfachinstanzen oder Kompensation.
Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen. Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen. Ein Gateway wird als auf der Spitze stehendes Quadrat gezeichnet. Je nach Symbol im Inneren des Quadrats steht es für einen AND-, einen OR- oder einen XOR-Gateway. Darüber hinaus werden weitere Symbole innerhalb des Quadrats für ereignisbasierte und komplexe Gateways verwendet.
Exklusive Gateways (XOR) stellen entweder/oder Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozesses dar? Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren.
Parallele Gateways (AND): In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.
Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, um darzustellen, welche Entscheidungen innerhalb des Geschäftsprozesses getroffen werden müssen. Im Fall von inklusiven Gateways sind eine oder mehrere Bedingungen möglich. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.
Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.
Flow Objects / Flussobjekte: Events / Ereignisse
Events (Ereignisse) zeigen an, dass etwas passiert. Sie definieren den Anfang und das Ende eines Prozesses und beschreiben die Interaktionen des Prozesses mit seinen Schnittstellen. Ein Event ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann, zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten einer Situation.
Events werden in drei Klassen eingeteilt:
Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.
Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.
Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.
Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.
Connecting Objects / Konnektoren
Sequence Flows (Sequenzflüsse) verbinden Activities untereinander, sowie mit Gateways und Events. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden und wie sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander verhalten.
Ein Conditional Flow wird nur dann durchlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist, ein Default Flow nur, wenn kein anderer Sequence Flow durchlaufen werden kann.
Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Message Flows (Nachrichtenflüsse) verwenden.
Ein Message Flow (Nachrichtenfluss) zeigt an, dass zwei Lanes oder Pools in einem Business Process Diagrammoder zwei Elemente daraus Meldungen austauschen. Message Flows verbinden Lanes, Pools oder Flow Objects nur temporär miteinander.
Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:
Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.
Bei Schleifen, Wiederholungen, Revisionen o. ä. wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette ggf. durch eine Sequenzflussverbindung deutlich gemacht.
Pools und Swimlanes / Schwimmbahnen
Mit Hilfe von Pools und Lanes werden die Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in Geschäftsprozessen bzw. in einer Prozesslandschaft dargestellt.
Ein Pool repräsentiert die wesentlichen Prozessbeteiligten, typischerweise jeweils unterschiedliche Organisationen. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation.
Eine Lane ist eine Unterteilung eines Pools, die sich über die komplette Länge des Pools erstreckt. Ein Lane repräsentiert verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.
Artifacts / Artefakte
Eine Annotation ist ein Kommentar, der einem Element eines Geschäftsprozesses zugeordnet werden kann.
Ein Data Object repräsentiert ein Artefakt, das der Geschäftsprozess bearbeitet. Mit Data Objectskönnen sowohl elektronische Objekte wie Dokumente oder Datensätze, als auch physische Objekte wie Brötchen oder Bücher dargestellt werden.
Eine Group ist ein Hilfsmittel, um Elemente eines Geschäftsprozess visuell zusammenzufassen. Sie ist nicht zu verwechseln mit einem Subprocess.
Das unten abgebildete Foto zeigt ein BPMN Diagramm an einem Whiteboard, das mit dem Proboard Moderationskoffer erstellt wurde. Der Proboard Moderationskoffer enthält unterschiedliche magnetische Moderationskarten aus Acrylglas, die dem BPMN Standard entsprechen. Die BPMN Magnete sind beschreibbar, trocken abwischbar und unendlich wiederverwendbar.