BPMN – einfach erklärt und praktisch anwendbar

Flow Objects / Flussobjekte: Activities / Aktivitäten

Activities (Aktivitäten) sind BPMN-Elemente, die für bestimmte Handlungen oder Aufgabe stehen, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen sind.  Activities werden in der BPMN als Rechteck mit abgerundeten Ecken und einem schwarzen Rand dargestellt. Die elementare Activity wird als Task bezeichnet, komplexere Activities werden als Subprocess (Teilprozesse) bezeichnet. Sie unterscheiden sich in der Notation durch ein +-Symbol.

Tasks sind Activities, die eine Prozessrolle Schritt für Schritt ausführt, um das Ziel seines Geschäftsprozesses zu erreichen. Eine Task wird immer einer Lane zugewiesen. Halten Sie bei der Benennung der Tasks eine feste Struktur ein. Benutzen Sie hierzu stets Objekt gefolgt von einem Verb, wie z. B. “Rechnung prüfen”. In Sequenzflüssen werden einzelne Tasks durch einen Pfeil verbunden (mit Sequenzflüssen verbinden).

Bei der Prozessdokumentation kann es schnell passieren, dass Sie die Übersicht verlieren, je mehr Details Sie einem Prozess hinzufügen. Oft ist ein Geschäftsprozess zu komplex, um in einem BPMN-Diagramm erfasst zu werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, mit Subprocesses (Teilprozessen) zu arbeiten. So ist es möglich, die Einzelheiten komplexer Aufgaben übersichtlich abzubilden. Subprocesses können in auf- oder zugeklappt dargestellt werden.

Flow Objects / Flussobjekte: Gateways / Entscheidungen

Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen.  Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen. Ein Gateway wird als auf der Spitze stehendes Quadrat gezeichnet. Je nach Symbol im Inneren des Quadrats steht es für einen AND-, einen OR- oder einen XOR-Gateway. Darüber hinaus werden weitere Symbole innerhalb des Quadrats für ereignisbasierte und komplexe Gateways verwendet.

Exklusive Gateways (XOR) stellen entweder/oder Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozesses dar? Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren.

Parallele Gateways (AND): In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.

Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, um darzustellen, welche Entscheidungen innerhalb des Geschäftsprozesses getroffen werden müssen. Im Fall von inklusiven Gateways sind eine oder mehrere Bedingungen möglich. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.

Flow Objects / Flussobjekte: Events / Ereignisse

Events (Ereignisse) zeigen an, dass etwas passiert. Sie definieren den Anfang und das Ende eines Prozesses und beschreiben die Interaktionen des Prozesses mit seinen Schnittstellen. Ein Event ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann, zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten einer Situation. 

Events werden in drei Klassen eingeteilt:

• nach ihrer Position im Geschäftsprozess in Start-, Intermediate- und End-Event.
• nach ihrer Wirkung im Geschäftsprozess in Catching-Event (reagiert auf Auslöser) und Throwing-Event (liefert Ergebnis).
• nach ihrer Art in Timer-, Message-, Exception-Event, etc. Pro Event-Typ kennt die Notation ein eigenes Symbol, das im Innern des Kreissymbols für den Event angezeigt wird.

Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.

Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.

Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.

Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.

Connecting Objects / Konnektoren

Sequence Flows (Sequenzflüsse) verbinden Activities untereinander, sowie mit Gateways und Events. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden und wie sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander verhalten.

Ein Conditional Flow wird nur dann durchlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist, ein Default Flow nur, wenn kein anderer Sequence Flow durchlaufen werden kann.

Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Message Flows (Nachrichtenflüsse) verwenden.

Ein Message Flow (Nachrichtenfluss) zeigt an, dass zwei Lanes oder Pools in einem Business Process Diagrammoder zwei Elemente daraus Meldungen austauschen. Message Flows verbinden Lanes, Pools oder Flow Objects nur temporär miteinander. 

Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.

Bei Schleifen, Wiederholungen, Revisionen o. ä. wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette ggf. durch eine Sequenzflussverbindung deutlich gemacht.