Ablaufdiagramme erstellen – 5 Tipps für Deinen Erfolg

Was sind Ablaufdiagramme

Ablaufdiagramme und Ablaufgraphen sind Instrumente der Ablaufplanung. Sie sind eine graphische Darstellung zur Veranschaulichung organisatorischer Zusammenhänge und logischer Abfolgen, wodurch sowohl die zeitliche Abfolge als auch die gegenseitige Abhängigkeit der einzelnen Arbeitsschritte übersichtlich dargestellt werden. Ablaufdiagramme kommen immer dann zum Einsatz, wenn es in Geschäftsabläufen und Arbeitsprozessen zu Problemen kommt oder mangelnde Transparenz festgestellt wird.

Die visuelle Darstellung von geschäftlichen Ablaufdiagrammen, wichtigen Abläufen und organisatorischen nimmt stetig an Bedeutung zu, weil sie eine klare Darstellung logischer Strukturen und zeitlicher Operationsabläufe gestatten. Einige Beispiele für Ablaufdiagramme im geschäftlichen Kontext sind:

• Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Prozessbewertung- und Optimierung
• Qualitätszertifizierung nach ISO 9000
• Darstellung der Personalstruktur
• Planung von Netzwerken
• Ursache-Wirkungs-Diagramme

Allen Ablaufdiagrammen ist gleich, dass sie die sachliche Struktur und zeitliche Reihenfolge eines Vorgangs oder Problems visuell verständlich abbilden wollen.

Tipp 1: Wähle das passende Tool aus

Mit dem richtigen Vorgehen, den passenden Tools und ein paar gezielten Tipps können mit Hilfe von Ablaufdiagrammen komplexe Abläufe und Prozesse in einer einfachen und verständlichen Weise abgebildet werden. So erhalten die Leser eine schnelle Übersicht über sonst schwer nachzuvollziehende Sachverhalte. Ablaufdiagramme sind ein tolles Werkzeug zum Herunterbrechen schwierig zu verstehender Prozesse in begreifbare visuelle Diagramme. Bei der Diagrammart Ablaufdiagramm werden meist nur wenige, genau definierte Symbole verwendet, um die Komplexität gering zu halten.

Tipp 2: BPMN-Ablaufdiagramme verwenden

Mit dem Proboard Moderationskoffer, der nach dem internationalen Notationsstandard BPMN konzipiert wurde, können Sie Ablaufdiagramme jeglicher Art modellieren. In diesem Artikel finden Sie ein paar Beispiele von Ablaufdiagrammen, die mit den magnetischen Proboard Moderationskarten erstellt wurden. 

Die Modellierung der Ablaufdiagramme nach der BPMN unterscheiden sich nur unwesentlich von anderen Prozessdiagrammen. Der Prozessfluss wird mit Hilfe von abgerundeten Rechtecken, Rauten und Kreisen dargestellt, die in jeder Notation leicht unterschiedliche Bedeutungen haben. Die Darstellung der Ablaufdiagramme kann mit den Proboard Moderationskarten standardisiert und damit anschaulich erfolgen.

Tipp 3: Finden deinen Mittelweg und lege das Flowchart-Format fest

Das Erstellen eines erfolgreichen Ablaufplans bedeutet einen Mittelweg zu finden zwischen der Information, die vermittelt werden soll, und der Einfachheit, mit der sie präsentierst wird. Diesen Grundsatz sollte man bei der Erstellung von Ablaufdiagrammen immer befolgen.

Schreiben Sie nur Ihre Kerngedanken auf. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Ablaufdiagramm ist dessen Lesbarkeit. Stellen Sie sicher, dass die Aussagen Ihrer Kernvorstellungen einfach sind und dass die Entwicklung von Konzept zu Konzept in einfachen Schritten erklärt ist. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihre Kernbotschaft durch das erstellte Ablaufdiagramm vermittelt wird. Die Verständlichkeit und Lesbarkeit des Diagramms profitieren zusätzlich von klaren Start- und Endpunkten.

Du kannst Ablaufdiagramme mit und ohne Swimlanes erstellen. Ein Standard-Ablaufdiagramm bricht einen Prozess nach seinen Schlüsselkonzepten und erforderlichen Handlungen herunter. Wenn mehrere Abteilungen, Rollen, Gruppen oder Unternehmen in dem im Diagramm beschriebenen Ablauf involviert sind, dann helfen die Swimlanes (Schwimmbahnen) zu verdeutlichen, wer was tun muss. Jeder Schritt des Ablaufdiagramms wird in der Swimlane platziert, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.

Swimlanes werden entweder horizontal oder vertikal angeordnet. Der Anfangspunkt ist immer die obere linke Ecke des Ablaufdiagramms.

In sehr komplexen Prozessen, kann der Verlauf der Swimlanes schwierig zu entwerfen sein, wenn der Ablauf ständig zwischen Abteilungen hin- und herspringt. Dies kann manchmal zu konfusen Diagrammen führen. Aus diesem Grund sollten die Swimlanes erst ganz zum Schluss in das Diagramm eingefügt werden.

Tipp 4: Gestalte dein Ablaufdiagramm immer erst analog

Bevor Sie mit dem Entwurf deines Ablaufdiagramms in einer Software oder einem BPM-Tool beginnen, solltest du es analog an einem Whiteboard aufnehmen. Starten an einem leeren Board und erweitere das Diagramm nach unten rechts.

Die meisten Ablaufdiagramme agieren in einem einfachen binären Prinzip. An Stellen während des Prozesses, an denen Abweichungen auftreten, wird dem Leser eine Ja- oder Nein-Frage gestellt. Die Antwort leitet den Leser zum nächsten Symbol im Prozessfluss.

Verwende verschiedene Formen, um verschiedene Arten von Konzepten oder Entscheidungen darzustellen. Das Hinzufügen visueller Stichwörter wird in Bezug auf Lesbarkeit und Verständlichkeit helfen.

Tipp 5: Trenne komplexe Prozesse

Wenn Bereiche deiner Ablaufdiagramme zu dicht werden, trenne Sie die Unterprozesse in ein neues Ablaufdiagramm ab. Füge Sie im ursprünglichen Ablaufdiagramm eine Form als Referenz auf den Unterprozess ein und lassen Sie den Leser darauf zurückkommen, wenn er auf den erweiterten Bereich kommt.