Was ist die BPMN?

Die BPMN – Business Process Model and Notation – ist einfach und praktisch erklärt eine grafische Sprache im Prozessmanagement zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Die BPMN ist mittlerweile ein international etablierter ISO-Standard zur Erstellung von gesamten Prozessmodellen, Prozess- und Arbeitsabläufen, Prozessdiagrammen und Workflows. Die Object Management Group stellt den BPMN Standard für Diagramme bereit und definiert damit die Elemente, mit denen Geschäftsprozesse beschrieben werden.

Wie jede Sprache unterliegt auch die BPMN einer gewissen Semantik. Die Notation wird in einem – leider sehr technischen und schwer verständlichen – Standarddokument zur BPMN definiert, in dem die Bedeutung der Symbole erläutert werden. Diagramme nach der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD).

Wie kann man die Notation erlernen?

Die BPMN ist eine visuelle Sprache zur Darstellung von Prozessen. Die Leser der Prozessdiagramme sind die Mitarbeiter ihres Unternehmens. Für diese Zielgruppe müssen die BPMN Diagramme anwendbar sein. In Ihrem BPM Projekt sollten Sie sich also die Frage stellen, wie Sie den Mitarbeitern beibringen Prozesse in der BPMN-Sprache zu lesen. Unsere Empfehlung: Bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Sprache der Prozesse mit Hilfe von magnetischen Moderationskarten näher. Viele unserer Kunden haben Schulungskonzepte entwickelt, in denen die Teilnehmer gemeinsam einfache Dummy-Prozesse am Whiteboard nach der BPMN 2.0 erstellen. Mit Hilfe von der Proboard Moderationskarten wird das Erlernen der BPMN ein interaktives Erlebnis.

Die Berliner BPM-Offensive (BPMB), eine Initiative von BPM-Interessierten aus Berlin, stellt auf Ihrer Website ein BPMN-Poster zur Verfügung. Dieses können Sie über den folgenden Link abrufen.

Wie erstellt man BPMN Prozesse?

Die BPMN 2.0 Notation genauer betrachtet

Aktivitäten stellen einzelne Schritte oder Aktionen dar, die während eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Sie sind die grundlegenden Bausteine eines Prozessflusses.

Es gibt verschiedene Typen von Aktivitäten in BPMN:

1. Task (Aufgabe): Eine einfache und atomare Aktivität, die eine bestimmte Arbeit oder Aktion repräsentiert. Es kann nicht weiter in kleinere Aktivitäten zerlegt werden.
2. Sub-process (Teilprozess): Eine Komposition mehrerer miteinander verbundener Aktivitäten, die als eine Einheit innerhalb eines Geschäftsprozesses betrachtet werden können. Teilprozesse können wiederum weitere verschachtelte Teilprozesse enthalten. Sie können entweder eingebettet (embedded) oder aufrufbar (callable) sein.
   1. Embedded Sub-process: Ein Teilprozess, der direkt innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist.
   2. Callable Sub-process: Ein wiederverwendbarer Teilprozess, der als eigenständige Definition existiert und von verschiedenen Prozessen aufgerufen werden kann.

3. Transaction (Transaktion): Ein spezieller Typ eines Teilprozesses, der für Geschäftstransaktionen verwendet wird und bestimmte ACID-Eigenschaften (Atomicity, Consistency, Isolation, Durability) erfüllen muss.
4. Event Sub-process (Ereignis-Teilprozess): Ein Teilprozess, der innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist und durch ein Ereignis (z.B. ein Signal, eine Nachricht oder einen Timer) ausgelöst wird. Er läuft parallel zum umgebenden Prozess und kann zum Behandeln von Ausnahmen oder zum Ausführen von Aktionen im Hintergrund verwendet werden.
5. Ad-hoc Sub-process (Ad-hoc-Teilprozess): Ein informeller Teilprozess, der keine feste Sequenz von Aktivitäten hat. Die enthaltenen Aktivitäten können in einer ungeplanten Reihenfolge ausgeführt werden, basierend auf Geschäftsregeln oder anderen Kriterien.

Zusätzlich zu den verschiedenen Aktivitätstypen können Aktivitäten auch mit verschiedenen Markierungen versehen werden, um zusätzliche Informationen über die Ausführung zu liefern, wie zum Beispiel Schleifen, Mehrfachinstanzen oder Kompensation.

Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen.  Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen. Ein Gateway wird als auf der Spitze stehendes Quadrat gezeichnet. Je nach Symbol im Inneren des Quadrats steht es für einen AND-, einen OR- oder einen XOR-Gateway. Darüber hinaus werden weitere Symbole innerhalb des Quadrats für ereignisbasierte und komplexe Gateways verwendet.

Exklusive Gateways (XOR) stellen entweder/oder Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozesses dar? Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren.

Parallele Gateways (AND): In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.

Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, um darzustellen, welche Entscheidungen innerhalb des Geschäftsprozesses getroffen werden müssen. Im Fall von inklusiven Gateways sind eine oder mehrere Bedingungen möglich. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.

Flow Objects / Flussobjekte: Events / Ereignisse

Events (Ereignisse) zeigen an, dass etwas passiert. Sie definieren den Anfang und das Ende eines Prozesses und beschreiben die Interaktionen des Prozesses mit seinen Schnittstellen. Ein Event ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann, zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten einer Situation.

Events werden in drei Klassen eingeteilt:

Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.

Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.

Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.

Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.

Connecting Objects / Konnektoren

Sequence Flows (Sequenzflüsse) verbinden Activities untereinander, sowie mit Gateways und Events. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden und wie sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander verhalten.

Ein Conditional Flow wird nur dann durchlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist, ein Default Flow nur, wenn kein anderer Sequence Flow durchlaufen werden kann.

Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Message Flows (Nachrichtenflüsse) verwenden.

Ein Message Flow (Nachrichtenfluss) zeigt an, dass zwei Lanes oder Pools in einem Business Process Diagrammoder zwei Elemente daraus Meldungen austauschen. Message Flows verbinden Lanes, Pools oder Flow Objects nur temporär miteinander.

Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.

Bei Schleifen, Wiederholungen, Revisionen o. ä. wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette ggf. durch eine Sequenzflussverbindung deutlich gemacht.

Pools und Swimlanes / Schwimmbahnen

Mit Hilfe von Pools und Lanes werden die Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in Geschäftsprozessen bzw. in einer Prozesslandschaft dargestellt.

Ein Pool repräsentiert die wesentlichen Prozessbeteiligten, typischerweise jeweils unterschiedliche Organisationen. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation. 

Eine Lane ist eine Unterteilung eines Pools, die sich über die komplette Länge des Pools erstreckt. Ein Lane repräsentiert verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.

Artifacts / Artefakte

Eine Annotation ist ein Kommentar, der einem Element eines Geschäftsprozesses zugeordnet werden kann.

Ein Data Object repräsentiert ein Artefakt, das der Geschäftsprozess bearbeitet. Mit Data Objectskönnen sowohl elektronische Objekte wie Dokumente oder Datensätze, als auch physische Objekte wie Brötchen oder Bücher dargestellt werden.

Eine Group ist ein Hilfsmittel, um Elemente eines Geschäftsprozess visuell zusammenzufassen. Sie ist nicht zu verwechseln mit einem Subprocess.

Das unten abgebildete Foto zeigt ein BPMN Diagramm an einem Whiteboard, das mit dem Proboard Moderationskoffer erstellt wurde. Der Proboard Moderationskoffer enthält unterschiedliche magnetische Moderationskarten aus Acrylglas, die dem BPMN Standard entsprechen. Die BPMN Magnete sind beschreibbar, trocken abwischbar und unendlich wiederverwendbar.

Sie wollen einen Moderatorenkoffer kaufen?

Dann sollten Sie verschiedenen Typen von Moderatorenkoffer kennen. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen und zeigt Ihnen die besten Angebote. Einen Moderatorenkoffer kaufen bedeutet nämlich auch ein Stück weit, die Workshop-Kultur bzw. die Schulungsmöglichkeiten Ihres Unternehmens zu steuern. Vor diesem Hintergrund sollten Sie den richtigen Moderatorenkoffer kaufen.

Beim Moderatorenkoffer kaufen die Folgekosten im Auge behalten

Es gibt Moderatorenkoffer mit Einweg-Moderatorenkarten aus Papier. Bei dieser Variante führen Sie einen Workshop durch, beschriften dabei die Moderatorenkarten, machen eventuell ein Foto des Workshop-Ergebnisses und werfen anschließend die Moderationkarten weg.

Verwenden Sie Materialien, die Ihre Teilnehmer zur Mitarbeit anregen

Wenn Sie einen Moderatorenkoffer kaufen, achten Sie auf die Materialien und vor allem auf die Haptik der Moderatorenkarten. Stellen Sie sich die folgende Frage: Hätten Sie Spaß bei der Arbeit mit diesen Moderatorenkarten? Können Sie auf dem gekauften Moderatorenkoffer ein interaktives Tool machen bzw. ein interaktives Workshop-Setup gestalten? 

Vielseitigkeit der Moderatorenkarten beachten

Achten Sie darauf, dass Ihre Moderatorenkarten für möglichst viele Workshop-Settings funktionieren. Wenn Sie einen Moderatorenkoffer kaufen, dann sollten Sie damit Workshop an Whiteboards, an Pinnwänden bzw. Metaplanwänden aber auch auf Besprechungstischen durchführen können. Sind die Moderatorenkarten von Haus aus magnetisch oder benötigen Sie zusätzlich noch Magnete, um am Whiteboard oder Magnetwänden arbeiten zu können?

Lokal versus international – wo kaufen Sie ein?

Nahezu jedes Produkt gibt es heutzutage in zwei Varianten. Eine international produzierte Variante und eine lokal produzierte Variante. In den meisten Fällen ist die international produzierte und nach Deutschland verschiffte Variante trotzdem noch etwas billiger als die lokalt produzierte Variante. Das liegt einzig und allein an den Lohnkosten. Sie müssen eine Entscheidung treffen, ob dieses Kriterium kaufentscheidend ist.

Kaufen Sie Moderatorenkoffer mit nachhaltigen Materialien

Mit wiederverwendbaren Moderatorenkarten schonen Sie nachhaltig die Umwelt. Es entsteht mit Abstand am wenigsten Mül. Trotzdem kann es für Ihren Use Case Sinn machen, dass Sie einen Moderatorenkoffer kaufen, der mit Einweg-Materialien arbeitet. In diesem Fall sollten Sie sorgfältig prüfen, ob die Papierkarten, die Sie regelmäßig nachkaufen werden, auch aus ökologischem Anbau stammen.

Moderatorenkoffer kaufen und dabei verantwortungsbewusst handeln

Wo und in welchem Land werden die Moderatorenkoffer produziert. Nicht nur bei Kleidung ist es wichtig, dass diese unter kontrollierten Bedingungen in Ländern produziert werden, die Ihre Arbeiter nicht ausbeuten. Auch wenn Sie einen Moderatorenkoffer kaufen, haben Sie die Möglichkeit verantwortungsbewusst zu handeln und damit auch Verantwortung zu übernehmen. Wenn Sie keine Angaben vom Hersteller finden, in welchem Land er produziert, sollten Sie Ihn einfach fragen. Die meisten Hersteller von Moderatorenkoffern geben gerrne Auskunft.

Der Moderatorenkoffer von Proboard verwendet wiederverwendbare, magnetische Moderatorenkarten. Die Moderatorenkarten haben Löcher, damit Sie nicht nur an Whiteboards sondern auch an Metaplanwänden und Pinnwänden verwendet werden können. Die Moderatorenkarten sind unzerstörbar und dadurch unendlich oft wiederverwendbar. Durch die wiederverwendbaren Moderationsmaterialien entstehen keine weiteren Nachfolgekosten. Produziert werden die Moderatorenkarten in Deutschland. Wenn Sie bei Proboard einen Moderatorenkoffer kaufen können Sie auf Rechnung bezahlen.

Moderationskoffer ansehen

Vergleich von Wegwerf-Moderationsmaterial und Mehrweg-Moderationsmaterial

Vorteile von Einweg-Moderatorenkoffern

• Die einzelne Moderationskarte ist deutlich platzsparender als eine mehrfach zu verwendende Moderationskarte
• Wenn Sie einen solchen Moderationskoffer kaufen, passen initial mehr Moderatorenkarten in den Koffer
• Nach einem Workshop müssen Sie die Karten nur in den Müll werfen. Mehrweg-Moderatorenkarten müssen noch kurz abgewischt werden.
• Wenn Sie einen Moderationskoffer kaufen, der mit Einweg-Papierkarten befüllt ist, haben Sie einen Vorteil. Es passen mehr Einweg-Moderatorenkarten in einen Moderationskoffer als Mehrweg-Moderatorenkarten. Das ermöglicht es Ihnen mit mehr als 200 Karten „Munition“ in einem Workshop zu gehen. Der Proboard-Moderationskoffer fasst maximal 200 Formen in einem Koffer. Wenn Sie mehr „Munition“ pro Workshop benötigen, müssten Sie einen zweiten Moderationskoffer kaufen.

Nachteil von Einweg-Moderationskoffern

• Nach jedem Workshop müssen Sie überprüfen, ob von den einzelnen Moderatorenkarten noch genug vorhanden sind. Wenn nicht, müssen Sie erneute Material für den Moderationskoffer kaufen. Nachdem das Material geliefert wurde, müssen Sie den Moderationskoffer wieder auffüllen.
• Wenn Sie nicht jedes Mal neues Material kaufen wollen, wenn Ihr Moderatiosnmaterial zu neige geht, dann sollten Sie die Moderatorenkarten auf Vorrart kaufen und dieses einlagern.
• Beim Verwenden von Einweg-Moderatorenkarten entsteht viel Müll. Dieser muss nach jedem Workshop entsorgt werden.

Moderatorenkarten sind extrem widerstandsfähig und unendlich wiederverwendbar. Sie investieren nur einmal in einen Moderationskoffer, ohne Nachfolgekosten und sparen bares Geld.

Qualität ohne Nachfolgekosten

Vorteile magnetischer Moderatorenkarten

• Beschreibbares weißes Acrylglas
• Hochwertiges haptisches Design
• An passenden Oberflächen haftend
• Auch für die Pinnwand geeignet
• Trocken ohne Chemie abwischbar
• Nachhaltig und umweltschonend
• Uendlich wiederverwendbare Karten
• Erzeugen keine Nachfolgekosten
• Fördern Mitarbeit in Workshops

Sie wollen einen günstigen Moderationskoffer kaufen?

Ein Moderationskoffer, den man auch als Moderatorenkoffer, Moderatorentasche, Präsentationskoffer oder Seminarkoffer bezeichnen kann, gibt es in den verschiedensten Ausführungen. Moderationskoffer sind für Workshops, Präsentationen, Schulungen, Tagungen, Meetings, Vorlesungen oder Prozess-Workshops konzipiert. Moderationskoffer Inhalt bietet das nötige Equipment, um die Präsentation oder den Workshop erolgreich zu gestalten und zu planen.

Mit einem Moderatorenkoffer mit Präsentationbedarf stellen Sie eine strukturierte und klare Visualisierung und Anordnung im Workshop sicher. In der Grundausstattung sollte der Moderationskoffer die nützlichsten Hilfsmittel enthalten, die Sie zum Arbeiten und Präsentieren benötigen. 

Warum Sie einen nachhaltigen Moderationskoffer kaufen sollten

Ältere Moderatorenkoffer, die noch mit wenig nachhaltigen Wegwerf-Papierkarten arbeiten, benötigen viel zusätzliches Equipment wie Klebestifte, Markierungsnadeln, Markierungsfahnen, Scheren, Cutter und Kreppband, deren Handhabung mit viel Aufwand verbunden ist. Diese Moderatorenkoffer bieten meist viele Fächer, in denen man das viele Zubehör aufbewahren kann. Die Folge daraus ist, dass der Moderationskoffer sehr groß und unhandlich wird, weil er viel Material enthält, das nicht wertschöpfend ist, aber viel Platz beansprucht.

Moderatorenkoffer sind erhältlich aus Kunststoff, oder aus leichtem Aluminium. Langlebiger und robuster sind die Präsentationskoffer aus Aluminium. Ein weiteres Auswahlkriterium ist die Wahl zwischen einem großen Moderatorenkoffer mit Rollen (Moderatorenkoffer Trolley) und einem kleinen handlichen Moderationskoffer ohne Rollen. Wenn Sie nicht bei jedem Workshop über eine sehr große Auswahl an Arbeitsmaterialien verfügen müssen, sollten Sie einen kleinen, tragbaren Moderatorenkoffer bevorzugen, den Sie zu Ihrem ständigen Begleiter machen können, ohne dass Sie ständig einen Koffer hinter sich herziehen müssen. Ein tragbarer Moderatorenkoffer mit Kunststoffgriff eignet sich ideal für die mobile Nutzung und verleiht nebenbei ein professionelles Aussehen. Mit der mobilen Variante haben Sie den Moderatoren Koffer einfach immer bei sich.

Des Weiteren gibt es die Option, einen abschließbaren Moderatorenkoffer zu erwerben. Die abschließbare Variante dient dem sicheren Aufbewahren Ihres Zubehörs, auch wenn Sie Ihren Moderatorenkoffer einmal unbeaufsichtigt stehen lassen. Der Schlüssel lässt sich in einem Schlüsselkasten sicher aufbewahren. Moderatoren Koffer in der kleinen Ausführung mit transparentem Deckel garantiert Ihnen auf einen Blick, dass alle erforderlichen Artikel, die Sie zum Arbeiten benötigen, vorhanden sind. Moderatorenkoffer kaufen können Sie in unserem Online-Shop.

Ein Prozessworkshop ist ein Vorgehen zur Prozesserhebung oder zur Prozessaufnahme, in dem Probleme in der prozessualen Zusammenarbeit transparent und Verbesserungsmöglichkeiten gemeinsam erarbeitet werden. Prozessworkshops werden Sie im Rahmen von Projekten durchführen, um Prozesse aufzunehmen, zu gestalten oder zu optimieren. Eine optimale Vorbereitung auf einen solchen Workshop ist unabdingbar für den späteren Erfolg. Bei der Durchführung muss man sich zwischen klassischen und modernen digitalen Methoden entscheiden, um die Prozesse zu visualisieren. Mit der Nachbereitung starten Sie im Optimalfall schon im Workshop. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Kurzanleitung für Prozessworkshops.

Wie funktionieren Prozessworkshops?

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen hat sich in den letzten Jahren die Business Process Modelling Notation – kurz BPMN – etabliert. Mit Hilfe der Notation lassen sich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen schnell und für alle verständlich beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation Elemente, die es erleichtern, das fachliche Ablaufmodell später in ein technisches Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Der optimale Helfer für erfolgreiche Prozessworkshops

Der Proboard Moderationskoffer zur Prozessmodellierung mit magnetischen Moderationskarten

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Unternehmensprozessen mit Hilfe der BPMN Formen des Proboard Moderationskoffers geben. Technische Feinheiten der Notation werden beim Einsatz des Prozesskoffers ganz bewusst vernachlässigt, da diese Details der technischen Modellierung erst viel später im Prozessmanagement-Kreislauf relevant werden.

Spielerische Schulung der Notation durch Prozessworkshops

Der Proboard Prozesskoffer animiert zum Selbstanpacken. Durch die aktive Beteiligung an der Erstellung des Prozessmodells erlernt das Prozessteam die wichtigsten Regeln der BPMN. Es entsteht spielend ein Flussdiagramm nach BPMN bzw. BPMN 2.0. Beteiligung schafft Akzeptanz für das Ergebnis, da der dokumentierte Prozess selbst erarbeitet wurde. Das Prozessteam kann das Flussdiagramm jederzeit anpassen, ergänzen oder verschieben. Die angenehme Haptik der Acrylglas-Formen lädt dazu ein, mit den Prozessen zu arbeiten und mit der BPMN Notation zu experimentieren.

Die Verantwortlichen in Prozessworkshops beteiligen

Zu Beginn der Prozessaufnahme legen Sie fest, welche Mitarbeiter an dem Modellierung beteiligt sein sollten. Ermitteln Sie sorgfältig alle Teilnehmer und beteiligen Sie diese am Prozess-Workshop. Nutzen Sie das Wissen der Prozessexperten. Mitarbeiter, die einen wertvollen Beitrag leisten können, sollten aktiv in die Prozesserhebung einbezogen werden.

Neben den Experten im eigenen Prozesses sollten Sie jedoch auch immer Mitarbeiter der Vorgänger – und Nachfolgerprozesse in die Prozessaufnahme integrieren. Die abgestimmte Zusammenarbeit mit ihren Verbundstellen ist die Grundlage für das Erreichen des Prozessziels.

Dies kann sehr einfach in Kurz-Workshops zur Aufnahme der Prozesse mit Hilfe des Proboard BPMN Moderationskoffers erfolgen. Hier unterscheidet sich das Proboard-Vorgehen deutlich von anderen Vorgehen zur Prozesserhebung, die die Gesamtheit der Verantwortlichkeiten in dieser entscheidenden Phase oft nur unzureichend beteiligen.

Das Ziel des Workshops gibt die Richtung vor

Investieren Sie ausreichend Zeit in die Zieldefinition Ihres Vorhabens. Ist Transparenz und Dokumentation das ausgesprochene Ziel, sollten ein anderes Vorgehen gewählt werden, als bei einer ausführlichen Prozessoptimierung. Für die reine Ist-Prozessaufnahme müssen nicht zwangsweise die Schnittstellen der Prozesse integriert werden. Bei einer Prozessoptimierung ist eine detaillierte Betrachtung der Schnittstellen, also der vor- und nachgelagerten Prozesse

Ebenso ist auch der Detailgrad der Prozessmodellierung stark abhängig von der Zielsetzung.

Organisation des Prozess-Workshops

Starten Sie mit der Auswahl eines ausreichend großen Raumes. Dieser sollte mit einem möglichst großen Whiteboard oder einer anderen magnetischen und beschreibbaren Fläche ausgestattet sein. Der Proboard-Workshop wird interaktiv gestaltet, weswegen alle Teilnehmer stehend vor der Whiteboard Platz finden sollten.

Planen Sie zwei Stunden für den Prozessaufnahme-Workshop ein. Dieser Zeitrahmen sollte genügen, um den Prozessablauf für alle transparent am Whiteboard zu visualisieren.

Vorgehen im Prozessworkshop mit Proboard

Dem Moderationskoffer liegt eine kompakte Schritt für Schritt Anleitung bei. Diese beschreibt alle Schritte, von der Workshop-Vorbereitung bis zur finalen Erstellung des BPMN Flussdiagramms. Der Moderationskoffer leitet Sie zu einem neuartigen, interaktiven Vorgehen zur Prozessmodellierung mit haptischen BPMN Formen an. Prozessexperten versammeln sich am Whiteboard, um den Prozess gemeinsam zu erarbeiten.

Es gibt die verschiedensten Ansätze, Vorgehen und Detailgrade der Prozessmodellierung. Proboard bietet mit dem Proboard Moderationskoffer angelehnt an die BPMN und EPK Notation eine neuartige, einfache und interaktive Methode zur Prozessmodellierung. Diese Methode ist langjährig erprobt, ist einfach und für jedermann anwendbar! Dadurch verspricht sie Ihnen sehr gute Prozessergebnisse nach BPMN oder EPK.

Was ist Prozessmodellierung?

In einem Unternehmen fallen zur Bewältigung des Geschäftsalltags die unterschiedichsten Aufgaben an. Zur Erfüllung dieser Aufgaben werden Prozesse benötigt. Die Prozessmodellierung ist ein effektives Instrument zur systematischen Erfassung von Prozessen. Sie ermittelt alle für die einzelnen Prozesse notwendigen Aktivitäten. Zusätzlich betrachtet die Prozessmodellierung wie die Prozesse mit Blick auf die Unternehmensstrategie zielgerichtet aufeinander abgestimmt werden können.

Zur Dokumentation der Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt. Im zweiten Schritt wird das Ergebnis der Prozessaufnahmen mit Hilfe der Prozessmodellierung grafisch dokumentiert. Mit Hilfe von speziellen Moderationswerkzeugen, können Sie diese beiden Schritte sehr effizent in einem Schritt verbinden.

Das grobe Vorgehen der Prozessmodellierung

01 Dokumentation der Prozesse: Zur Dokumentation dieser Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt.

02 Grafische Aufbereitung der Prozesse: Im zweiten Schritt der Prozessmodellierung werden die dokumentierten Prozesse grafisch visualisiert.

03 Erfassen der Prozess in einem BPM-Tool: Die visuell in Ablaufdiagrammen dargestellten Prozesse können nun sehr einfach in ein BPM-Tool übertragen werden. 

Ziele und Vorteile von Prozessmodellen

Sicher wurden Sie von Ihren internen oder externen Kunden schon einmal gefragt, was der Sinn und Zweck der Prozessmodellierung ist. Oder Sie mussten schon einmal vor Ihren Vorgesetzten argumentieren, ob sich der ganze Aufwand für Prozessworkshops und Prozessdokumentation überhaupt auszahlt.

Deswegen liefern wir Ihnen nun eine Reihe von Top-Antworten und Argumenten für die beiden folgenden Fragen:

• Welches Ziel verfolgen wir eigentlich mit der Prozessmodellierung?
• Welcher Vorteile entsteht für unser Unternehmen, wenn wir unsere Arbeitsabläufe grafisch abbilden?

Antworten bzw. Argumente für die Modellierung von Prozessen:

• Prozesstransparenz ist die Grundlage für ein einheitliches Prozessverständnis unter den Mitarbeitern
• Mit Hilfe modellierter Prozesse schaffen Sie Prozesstransparenz
• Durch die modellierten Prozesse erlangen Sie Kenntnis über den aktuellen IST-Stand
• Modellierte und somit auch dokumentierte Prozesse erleichtern des Wissensaustausch
• Die Prozessmodellierung unterstützt das einfache und schnelle Einarbeiten von neuen Mitarbeitern
• Durch die Beschäftigung mit Prozessen und deren Modellierung können Schwachstellen im Prozess leichter aufgedeckt werden
• Dokumentierte, standardisierte und gut kommunizierte Prozesse verbessern die Prozessqualität und Prozesssicherheit
• Die Prozessmodellierung ist die Grundlage für die Reorganisation von Abläufen
• Gut dokumentierte Prozesse bilden die Basis für die Optimierung der Durchlaufzeit
• Beim Auftreten von Fehlern in Arbeitsabläufen kann die Ursachenanalyse anhand der dokumentierten Prozesse erfolgen
• Modellierte Prozesse decken Redundanzen auf
• Ziehen Sie aus der entstandenen Transparenz die richtigen Schlüsse, sorgt die Beseitigung von Doppelarbeit zu einer Reduzierung der Prozesskosten
• Mit Hilfe von grafisch modellierten Prozessen können Sie präzise Arbeitsanweisungen erstellen
• Prozessmodellierung ist in jedem Fall immer der erste Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse

Das ideale Werkzeug zur Prozessmodellierung

Prozessmodellierung mit dem Proboard Moderationskoffer

Kernfragen bei der Erstellung von Prozessmodellen

Es gibt viele verschiedenen Varianten, wie Unternehmen ihre internen Prozessabläufe darstellen. Kern der Prozessmodellierung ist dabei immer die Angabe aller Tätigkeiten und verantwortlichen Prozessrollen, die Bestandteil der Prozesse sind. Die Prozessmodellierung konzentriert sich dabei immer auf die Fragestellung: Wer macht Was, Wann, Wie und mit welchem Hilfsmittel? Konkret ist die Prozessmodellierung die visuelle, grafische Darstellung der Tätigkeiten. Die grafische Darstellung der Geschäftsprozesse hat gegenüber der textuellen den Vorteil, dass sie komplexe Inhalte kürzer, verständlicher und präziser darstellen kann. Basis der Prozessmodellierung sind entweder bereits vorhandene Geschäftsprozesse, so genannte Ist-Prozesse, oder geplante Soll-Prozesse.

Die Prozessmodellierung ermöglicht das Abbilden von externen und internen Tätigkeiten. Das Ergebnis der Prozessmodellierung wird auch Prozessmodell genannt. Ein Prozessmodell stellt die zeitiche Abfolge von Aufgaben dar. Sie können als Unternehmen bei der visuellen Abbildung der Prozesse unterschiedliche Modellierungsstandards nutzen. Ein erprobtes Hilfsmittel zur Modellierung der Prozesse im Team kann z.B. der Proboard Moderationskoffer sein, der alle bekannten Modellierungsstandards unterstützt. Dieser Moderationskoffer eignet sich dazu, die Prozessmodellierung in Ihrem Unternehmen Workshop-basiert voranzutreiben.

Die Ebenen von Prozessmodellen

Die Prozessmodellierung unterscheidet meist verschiedene Ebenen der Prozessmodellierung. In er ersten Ebene werden die Hauptaufgaben des Prozesses dargestellt. In der zweiten Ebene erfolgt die detaillierte Beschreibung der Hauptaufgaben. Dabei entscheidet jedes Unternehmen für sich, bis zu welcher Ebene es die Prozesse grafisch darstellen will. Die Tiefe und damit den Detailgrad des Prozessmodells legt jedes Unternehmen individuell für im jeweiligen Unternehmenskontext fest. Mit dem Proboard-Moderationskoffer können Sie für jede Ebene ein Flussdiagramm erstellen.

Modellierte Prozesse werden Flussdiagramme, Prozessdiagramme oder Prozessmodell genannt. Diese sind das Ergebnis der Prozessmodellierung und bilden die einzelne Prozesse ab. Das Prozessmodell stellt den Ablauf gemeinsam mit den beteiligten Rollen und Organisationseinheiten dar. Im  Prozessmanagement werden mit Hilfe des Flussdiagramms der Verlauf des Prozesses und die am Prozess Beteiligten identifiziert.

Ein BPMN Prozessmodell mit den magnetischen Moderationskarten von Proboard

Prozesse als Bestandteil von Prozessmodellen

Ein Prozess ist eine Folge von Tätigkeiten, die einen zeitlichen Beginn und ein Ende haben. Ergebnis eines Prozesses kann ein Produkt, ein Halbfertigprodukt, ein Dokument, eine Information, Dienstleistung oder Ähnliches sein. Die Proboard Methode zur Prozesmodellierung stellt die Prozessergebnisse, also die Outputs des Prozesses, in den Mittelpunkt der Prozessmodellierung. Die geiselhafte Befolgung der Regeln einer Notation zur Prozessmodellierung, egal ob BPMN, EPK, UML oder Wertstromdesign, rückt dabei erst einmal in den Hintergrund.

Outputs als Daseinsberechtigung für ein Prozessmodell

Der Proboard Moderationskoffer stellt die Outputs mit Hilfe spezieller Output-Formen dar. Die magnetischen Outputs werden oberhalb der Endereignisse der Prozesse dargestellt / modelliert. Somit betont die Methode zur Prozessmodellierung, dass die Dahseinsberechtiung eines Prozesses die Ergebnisse, also die Outputs des Prozesses sind. Die Outputs werden optisch sehr präsent dargestellt, zu verdeutlichen, dass der modellierte Prozess erst mit den visualisierten Outputs endet bzw. dass das Prozessergebnis zwingend benötigt wird, bevor der Prozess enden kann.

Die Kurzbeschreibung, die jedem Proboard Moderationskoffer beigelegt ist, führt Sie Schritt für Schritt durch die Prozessaufnahme und die Erfassung der Outputs während der Prozessmodellierung.

Was sind Prozessmodelle?

Ein Prozessmodell ist eine vereinfachte, formalisierte Abbildung von Tätigkeiten und Entscheidungen. Prozessmodelle können in der Prozessmodellierung komplexe Geschäftsprozesse nachvollziehbar abbilden und das Prozessverständnis dadurch steigern. Mit Prozessmodellen bilden Sie die Grundlage für die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse. Ziel einer solchen Analyse ist stets die einmalige oder, im Idealfall, die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse.

Vorbereitung der Modellierung

Bevor die Prozessaufnahme im Unternehmen beginnen kann, sind zunächst einige Vorbereitungen zu treffen, sodass die Modellierung des Prozesses schnell und korrekt abläuft. Eine Reihe von W-Fragen bietet dabei eine konkrete Orientierung.

• Warum soll ein Prozess aufgenommen und modelliert werden?
• Welcher Prozess wird modelliert?
• Wie detailliert soll der Prozess aufgenommen werden?
• Wer ist für den Prozess verantwortlich und wer wirkt mit?
• Wen muss man über die Prozessaufnahme informieren?
• Wann und wo soll die Prozessaufnahme stattfinden?

Was ist der Unterschied zwischen Prozessaufnahme und Prozessmodellierung?

Nachdem die oben genannen Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann die Prozessaufnahme beispielsweise mit Hilfe des BPMN Moderationskoffers durchgeführt werden. Die Prozessaufnahme ist im Normalfall die Vorarbeit für die Prozessmodellierung. Hierbei können unterschiedliche Vorgehen sinnvoll sein und Hilfsmittel eingesetzt werden. Wenn Sie die Prozessaufnahme mit Hilfe des Proboard Moderationskoffers durchführen, erledigen Sie Prozessaufnahme und Prozesmodellierung in einem Workshop.

Prozessaufnahme und Prozessmodellierung unterscheiden sich im Wesentlichen dadurch, dass während der Aufnahme der Ablauf des Prozesses von den Akteuren, Wissensträgern und Mitarbeitern erfragt wird, während die Modellierung die (visuelle, grafische) Aufbereitung des Prozesses zur Dokumentation und weiteren Verwendung für eine BPM-Software beinhaltet. Der Proboard Moderationskoffer liefert Ihnen einen interaktiven Ansatz für beide Disziplinen. Die magentischen Moderationskarten ermöglichen Ihnen eine interaktive Variante der Prozessmodellierung. Prozessaufnahme und Prozessmodellierung verschmilzen zu einem Workshop.

Für die Prozessaufnahme kann auf unterschiedliche Methoden (oder einer Kombination daraus) zurückgegriffen werden, bspw. Dokumentenanalyse, Beobachtung oder Interviews. Damit die Gesprächspartner bei der Prozessmodellierung ein einheitliches Verständnis vom Thema bzw. vom Prozess entwickeln, ist es sinnvoll, dass der Prozessverlauf gleichzeitig skizziert wird. Hierfür sind verschiedene Möglichkeiten denkbar: ob Flipchart und Post-It‘s, Whiteboard mit entsprechenden Stiften und Magneten oder konventionell mit Papier, Bleistift und Radiergummi. Wichtig ist, dass Änderungen schnell und leicht während der Prozessaufnahme, also während des Gespräches, möglich sind. Auch hier liefert Ihnen der Proboard Moderationskoffer mit den magnetischen Moderationskarten die ideale Lösung, um Prozesse erfolreiche aufzunehmen.

Prozessmodellierung – ein Fazit

Mit Hilfe der Prozessmodellierung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unternehmensprozesse sehr detailliert zu analysieren. Es gibt verschiedene grafische Notationen zur Prozessmodellierung, weswegen Unternehmen hierbei sehr flexibel sind. Die Dokumentation der Prozesse mit Hilfe der Prozessmodellierung stellt sicher, dass das Prozesswissen nicht verloren geht und vom Ist-Zustand immer wieder Prozessverbesserungen abgeleitet werden. Modellierte Prozesse können leicht in eine ERP-Software eingespielt werden. Dadurch haben Unternehmen alle benötigten Unternehmensabläufe zentral abgelegt und können immer wieder auf diese zugreifen.

Viele Unternehmen haben unzureichend dokumentierte, überlieferte Prozesse, deren tatsächliche Abläufe und Schwachstellen verborgen bleiben. Führungskräfte wissen in diesen Fällen nicht, wie der Prozess in der Realität tatsächlich abläuft. Stabile, kontrollierte Prozesse sind werden somit dem Zufall überlassen. Durch das Modellieren des Prozesses lassen sich Schwachstellen aufdecken, Optimierungspotenziale sichtbar machen und Prozessstandards etablieren. Die Qualität der eigenen Prozesse und das Verständnis für sie sind ausschlaggebend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.