Ein Prozessworkshop ist ein Vorgehen zur Prozesserhebung oder zur Prozessaufnahme, in dem Probleme in der prozessualen Zusammenarbeit transparent und Verbesserungsmöglichkeiten gemeinsam erarbeitet werden. Prozessworkshops werden Sie im Rahmen von Projekten durchführen, um Prozesse aufzunehmen, zu gestalten oder zu optimieren. Eine optimale Vorbereitung auf einen solchen Workshop ist unabdingbar für den späteren Erfolg. Bei der Durchführung muss man sich zwischen klassischen und modernen digitalen Methoden entscheiden, um die Prozesse zu visualisieren. Mit der Nachbereitung starten Sie im Optimalfall schon im Workshop. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Kurzanleitung für Prozessworkshops.

Wie funktionieren Prozessworkshops?

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen hat sich in den letzten Jahren die Business Process Modelling Notation – kurz BPMN – etabliert. Mit Hilfe der Notation lassen sich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen schnell und für alle verständlich beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation Elemente, die es erleichtern, das fachliche Ablaufmodell später in ein technisches Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Der optimale Helfer für erfolgreiche Prozessworkshops

Der Proboard Moderationskoffer zur Prozessmodellierung mit magnetischen Moderationskarten

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Unternehmensprozessen mit Hilfe der BPMN Formen des Proboard Moderationskoffers geben. Technische Feinheiten der Notation werden beim Einsatz des Prozesskoffers ganz bewusst vernachlässigt, da diese Details der technischen Modellierung erst viel später im Prozessmanagement-Kreislauf relevant werden.

Spielerische Schulung der Notation durch Prozessworkshops

Der Proboard Prozesskoffer animiert zum Selbstanpacken. Durch die aktive Beteiligung an der Erstellung des Prozessmodells erlernt das Prozessteam die wichtigsten Regeln der BPMN. Es entsteht spielend ein Flussdiagramm nach BPMN bzw. BPMN 2.0. Beteiligung schafft Akzeptanz für das Ergebnis, da der dokumentierte Prozess selbst erarbeitet wurde. Das Prozessteam kann das Flussdiagramm jederzeit anpassen, ergänzen oder verschieben. Die angenehme Haptik der Acrylglas-Formen lädt dazu ein, mit den Prozessen zu arbeiten und mit der BPMN Notation zu experimentieren.

Die Verantwortlichen in Prozessworkshops beteiligen

Zu Beginn der Prozessaufnahme legen Sie fest, welche Mitarbeiter an dem Modellierung beteiligt sein sollten. Ermitteln Sie sorgfältig alle Teilnehmer und beteiligen Sie diese am Prozess-Workshop. Nutzen Sie das Wissen der Prozessexperten. Mitarbeiter, die einen wertvollen Beitrag leisten können, sollten aktiv in die Prozesserhebung einbezogen werden.

Neben den Experten im eigenen Prozesses sollten Sie jedoch auch immer Mitarbeiter der Vorgänger – und Nachfolgerprozesse in die Prozessaufnahme integrieren. Die abgestimmte Zusammenarbeit mit ihren Verbundstellen ist die Grundlage für das Erreichen des Prozessziels.

Dies kann sehr einfach in Kurz-Workshops zur Aufnahme der Prozesse mit Hilfe des Proboard BPMN Moderationskoffers erfolgen. Hier unterscheidet sich das Proboard-Vorgehen deutlich von anderen Vorgehen zur Prozesserhebung, die die Gesamtheit der Verantwortlichkeiten in dieser entscheidenden Phase oft nur unzureichend beteiligen.

Das Ziel des Workshops gibt die Richtung vor

Investieren Sie ausreichend Zeit in die Zieldefinition Ihres Vorhabens. Ist Transparenz und Dokumentation das ausgesprochene Ziel, sollten ein anderes Vorgehen gewählt werden, als bei einer ausführlichen Prozessoptimierung. Für die reine Ist-Prozessaufnahme müssen nicht zwangsweise die Schnittstellen der Prozesse integriert werden. Bei einer Prozessoptimierung ist eine detaillierte Betrachtung der Schnittstellen, also der vor- und nachgelagerten Prozesse

Ebenso ist auch der Detailgrad der Prozessmodellierung stark abhängig von der Zielsetzung.

Organisation des Prozess-Workshops

Starten Sie mit der Auswahl eines ausreichend großen Raumes. Dieser sollte mit einem möglichst großen Whiteboard oder einer anderen magnetischen und beschreibbaren Fläche ausgestattet sein. Der Proboard-Workshop wird interaktiv gestaltet, weswegen alle Teilnehmer stehend vor der Whiteboard Platz finden sollten.

Planen Sie zwei Stunden für den Prozessaufnahme-Workshop ein. Dieser Zeitrahmen sollte genügen, um den Prozessablauf für alle transparent am Whiteboard zu visualisieren.

Vorgehen im Prozessworkshop mit Proboard

Dem Moderationskoffer liegt eine kompakte Schritt für Schritt Anleitung bei. Diese beschreibt alle Schritte, von der Workshop-Vorbereitung bis zur finalen Erstellung des BPMN Flussdiagramms. Der Moderationskoffer leitet Sie zu einem neuartigen, interaktiven Vorgehen zur Prozessmodellierung mit haptischen BPMN Formen an. Prozessexperten versammeln sich am Whiteboard, um den Prozess gemeinsam zu erarbeiten.