Du möchtest eine Prozesslandkarte für Dein Unternehmen erstellen, um die Abläufe besser zu visualisieren und zu optimieren? Dann bist Du hier genau richtig! In diesem Blogartikel erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du vorgehst, um eine aussagekräftige Prozesslandkarte zu erstellen. Dabei gehen wir auf die wichtigsten Aspekte ein und geben Dir wertvolle Tipps, um Dein Unternehmen zukünftig noch effizienter zu gestalten.

Schritt 1: Ziele definieren für die Prozesslandkarte

Bevor Du mit der Erstellung der Prozesslandkarte beginnst, ist es wichtig, Deine Ziele klar zu definieren. Was möchtest Du mit der Prozesslandkarte erreichen? Eine bessere Übersicht über die Unternehmensabläufe? Die Identifikation von Verbesserungspotenzialen? Oder die Steigerung der Effizienz? Je klarer Deine Ziele formuliert sind, desto besser kannst Du die Prozesslandkarte erstellen und auf diese ausrichten.

Tipp: SMART-Regel beim Prozesslandkarte erstellen

Achte darauf, dass Deine Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sind (SMART-Regel). So kannst Du im Anschluss besser überprüfen, ob die Prozesslandkarte Deinen Zielen gerecht wird.

Schritt 2: Prozesse identifizieren

Der nächste Schritt besteht darin, die relevanten Prozesse in Deinem Unternehmen zu identifizieren. Dabei ist es wichtig, alle Abteilungen einzubeziehen, um ein umfassendes Bild der Prozesslandschaft zu erhalten. Liste alle Prozesse auf, die für die Erreichung Deiner Ziele relevant sind, und ordne sie den jeweiligen Abteilungen zu.

Tipp: Prozessebenen beachten

Unterscheide bei der Identifikation der Prozesse zwischen Haupt-, Teil- und Detailprozessen. Die Hauptprozesse bilden die Grundlage für die Prozesslandkarte, während die Teil- und Detailprozesse detaillierte Informationen beim Prozesslandkarte erstellen liefern.

Schritt 3: Prozesse analysieren und visualisieren

Nun geht es an die eigentliche Erstellung der Prozesslandkarte. Analysiere die identifizierten Prozesse und visualisiere sie in Form einer Grafik. Hierbei kannst Du verschiedene Darstellungsformen nutzen, wie zum Beispiel Flussdiagramme oder Swimlane-Diagramme.

Tipp: Software nutzen

Um die Prozesslandkarte übersichtlich und ansprechend zu gestalten, empfiehlt es sich, eine spezielle Software zu nutzen. Programme wie Microsoft Visio oder Lucidchart bieten zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesslandkarten individuell und professionell zu gestalten.

Schritt 4: Prozesslandkarte validieren

Nachdem Du die Prozesslandkarte erstellt hast, solltest Du sie mit den beteiligten Abteilungen und Mitarbeitern validieren. Stelle sicher, dass alle Prozesse korrekt abgebildet sind und dass die Darstellung verständlich ist. Gegebenenfalls müssen Anpassungen vorgenommen werden, um die Prozesslandkarte zu optimieren.

Tipp: Workshops durchführen, für das Prozesslandkarte erstellen

Führe Prozesslandkarte erstellen-Workshops mit den relevanten Mitarbeitern durch, um die Prozesslandkarte gemeinsam zu überprüfen und zu verbessern. So kannst Du sicherstellen, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und die Prozesslandkarte akzeptieren.

Schritt 5: Verbesserungspotenziale identifizieren

Jetzt, wo die Prozesslandkarte fertiggestellt ist, kannst Du sie nutzen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Analysiere die Abläufe und suche nach Ineffizienzen, Engpässen oder redundanten Prozessen. Das Prozesslandkarte erstellen hilft Dir dabei, Schwachstellen schnell zu erkennen und gezielte Maßnahmen einzuleiten.

Tipp: Prozesslandkarte erstellen und dann KPIs festlegen

Lege Key Performance Indicators (KPIs) fest, um die Prozesse zu bewerten und die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen zu messen. So kannst Du den Erfolg Deiner Prozessoptimierung nachvollziehen und gegebenenfalls weitere Anpassungen vornehmen.

Schritt 6: Prozesslandkarte erstellen, dann pflegen und aktualisieren

Die Prozesslandkarte ist kein statisches Dokument. Vielmehr sollte sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Veränderungen im Unternehmen Rechnung zu tragen. Achte darauf, die Prozesslandkarte als lebendiges Instrument zu betrachten und sie kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Tipp: Prozessverantwortliche einbinden beim Prozesslandkarte erstellen

Benenne Prozessverantwortliche, die die Prozesslandkarte regelmäßig überprüfen und aktualisieren. So stellst Du sicher, dass die Prozesslandkarte stets auf dem neuesten Stand ist und als verlässliches Werkzeug für die Prozessoptimierung dient.

Fazit

Die Erstellung einer Prozesslandkarte ist ein wichtiger Schritt, um die Abläufe in Deinem Unternehmen zu visualisieren und zu optimieren. Indem Du die hier vorgestellten Schritte befolgst und die Tipps beachtest, kannst Du eine aussagekräftige Prozesslandkarte erstellen, die Dir dabei hilft, Deine Ziele zu erreichen und Dein Unternehmen effizienter zu gestalten.

Geschäftsprozessmodellierung ist eine zentrale Methode zur Optimierung von Abläufen innerhalb eines Unternehmens. Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Werkzeuge und Techniken zur Modellierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen entwickelt. Dazu gehören digitale und analoge BPMN-Tools, die helfen, Prozesse systematisch und effizient darzustellen und zu analysieren. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen die besten digitalen und analogen Tools (Business Process Model and Notation) vor und helfen Ihnen dabei, das richtige Tool für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

BPMN-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, analysieren und optimieren. BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein Standard für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen, der sowohl von IT-Experten als auch von Fachanwendern leicht verstanden werden kann. BPMN-Tools gibt es in digitaler und analoger Form.

Digitale BPMN-Tools

Digitale BPMN-Tools sind Softwarelösungen, die auf Computern, Tablets oder Smartphones laufen und es ermöglichen, Geschäftsprozesse elektronisch zu modellieren, zu visualisieren und zu analysieren. Sie bieten meist eine Vielzahl von Funktionen, wie zum Beispiel Drag-and-Drop-Elemente, Kollaborationsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Software-Tools.

Analoge BPMN-Tools

Analoge BPMN-Tools beziehen sich auf physische Hilfsmittel zur Geschäftsprozessmodellierung, wie Whiteboards, Flipcharts oder Moderationskarten und Stift. Obwohl sie oft weniger Funktionen bieten als digitale Tools, können sie dennoch eine gute Option für kleinere Projekte oder zur Ergänzung digitaler Werkzeuge sein.

Vorteile von BPMN-Tools

BPMN-Tools bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören:

• Verbesserung der Transparenz und Kommunikation: Durch die grafische Darstellung von Prozessen können alle Beteiligten leichter den Überblick behalten und gemeinsam an Optimierungen arbeiten.
• Effizienzsteigerung: Indem Schwachstellen und Engpässe in Prozessen identifiziert und eliminiert werden, können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Ressourcen besser einsetzen.

• Reduzierung von Fehlern: Die systematische Analyse von Prozessen hilft, Fehlerquellen aufzudecken und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten.
• Standardisierung: Tools ermöglichen die Einhaltung von Branchenstandards und Best Practices, was die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden erleichtert.

Die besten digitalen BPMN-Tools

Aeneis

Aeneis ist eine Business-Process-Management-Software (BPM-Tool), die Unternehmen dabei hilft, Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu optimieren und zu überwachen. Die Suite besteht aus mehreren Komponenten wie dem Portal, dem Modeler und der Workflow-Engine.

Signavio Process Manager

Der Signavio Process Manager ist ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool, das Unternehmen bei der Modellierung, Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und zahlreichen Funktionen eignet sich der Signavio Process Manager sowohl für Einsteiger als auch für Experten.

Bizagi Modeler

Bizagi Modeler ist ein kostenloses BPMN-Tool, das sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Funktionen auszeichnet. Es ermöglicht die einfache Erstellung von BPMN-Diagrammen und bietet Kollaborationsfunktionen für Teams sowie Integrationen mit anderen Softwarelösungen.

Lucidchart

Lucidchart ist ein cloudbasiertes Tool, das sich besonders für die Zusammenarbeit in Teams eignet. Es bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Elementen zur Erstellung von BPMN-Diagrammen und ermöglicht den Import und Export von Dateien in verschiedenen Formaten.

yEd Graph Editor

yEd Graph Editor ist ein kostenloses, vielseitiges Tool, das neben Geschäftsprozessmodellierung auch für die Erstellung von Flussdiagrammen, Netzwerkdiagrammen und Organigrammen verwendet werden kann. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und automatische Layoutfunktionen, die die Erstellung von BPMN-Diagrammen erleichtern.

Die besten analogen Tools

BPMN-Tools für Whiteboards

Whiteboards sind eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Geschäftsprozesse gemeinsam im Team zu visualisieren und zu diskutieren. Dazu sind magnetische Moderationskarten mit den Formen der BPMN, also Rechtecke, Kreise und Quadrate die ideale Ergänzung. Sie sind leicht zugänglich und erlauben eine schnelle Anpassung von Prozessmodellen, ohne dass spezielle Software erforderlich ist.

Pinnwände

Pinnwände eignen sich besonders für die Geschäftsprozessmodellierung in Workshops oder Besprechungen. Sie ermöglichen die schnelle und flexible Darstellung von Prozessen und können anschließend für die Dokumentation oder weitere Bearbeitung digitalisiert werden. Auch hier sind Moderationskarten hilfreich, die bereits durch ihre Form an die BPMN erinnern.

Papier und Stift

Die Verwendung von Papier und Stift ist eine einfache und kostengünstige Methode zur Geschäftsprozessmodellierung. Insbesondere für kleinere Projekte oder für das schnelle Erfassen von Ideen kann diese Methode hilfreich sein.

Magnetische Prozessmodellierungs-Kits

Magnetische Prozessmodellierungs-Kits bestehen aus magnetischen Symbolen und Elementen, die auf Whiteboards oder anderen magnetischen Oberflächen angebracht werden können. Sie ermöglichen eine einfache und flexible Darstellung von Geschäftsprozessen und eignen sich für die Zusammenarbeit im Team.

Der Proboard-Moderationskoffer ist das perfekte BPMN-Tool für die analoge Prozessaufnahme. Er ermöglicht eine einfache und interaktive Modellierung von Prozessen auf Whiteboards im Team. Im Lieferumfang findet sich ebenfalls ein wiederverwendbarer Prozesssteckbrief und eine Anleitung zur Prozesserfassung in 10 Schritten.

Moderationskoffer ansehen

Fazit: Welches ist das richtige für Sie?

Die Wahl des richtigen BPMN-Tools hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Präferenzen ab. Digitale Tools bieten in der Regel umfangreichere Funktionen und Kollaborationsmöglichkeiten, während analoge BPMN-Tools für kleinere Projekte oder zur schnellen Visualisierung von Prozessen hilfreich sein können.

Bei der Auswahl eines digitalen Tools sollten Sie Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis berücksichtigen. Analoge BPMN-Tools hingegen zeichnen sich durch ihre Einfachheit und Flexibilität aus.

In jedem Fall ist es wichtig, das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete BPMN-Tool zu finden, um Ihre Geschäftsprozesse effizient zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren.

In der heutigen Geschäftswelt ist es entscheidend, Prozesse effizient und effektiv zu verwalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Erfolg zu sichern. BPM-Tools haben sich im Business Process Management als unverzichtbare Lösungen erwiesen, um deinem Unternehmen dabei zu helfen, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, Ressourcen effektiver zu nutzen und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. In diesem umfassenden Blogartikel werden wir uns eingehend mit BPM-Tools beschäftigen, ihre Funktionen, Vorteile und Best Practices zur Auswahl und Implementierung der richtigen Lösung für dein Unternehmen erörtern. Eben alles was du zu BPM Tools wissen musst.

Was ist ein BPM-Tool?

Definition und Hintergrund

Ein BPM-Tool ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Analyse, Modellierung, Automatisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Diese Tools helfen Unternehmen, Prozesse effizienter zu gestalten, um Ressourcen besser zu nutzen, Kosten zu senken und eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Warum sind BPM-Tools wichtig?

BPM-Tools sind wichtig, weil sie Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern und eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten. Dies führt zu einer schnelleren Anpassung an Marktveränderungen und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit.

Funktionen und Vorteile von BPM-Tools

Prozessmodellierung und -analyse

BPM-Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu analysieren, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Dies führt zu einer effizienteren Gestaltung der Prozesse und einer besseren Ressourcennutzung.

Workflow-Automatisierung

Durch die Automatisierung von Workflows reduzieren diese Tools manuelle Aufgaben und beschleunigen Prozesse, was zu einer höheren Produktivität und einer schnelleren Bearbeitung von Aufgaben führt.

Integration und Zusammenarbeit

BPM-Lösungen ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme und fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, indem sie eine einheitliche Plattform für Kommunikation und Informationsaustausch bieten.

Überwachung und Berichterstattung

Mit BPM-Lösungen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit überwachen und detaillierte Berichte erstellen, um Leistung und Fortschritt zu messen. Dies ermöglicht eine datengetriebene Entscheidungsfindung und eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.

Die Auswahl des richtigen BPM-Tools für Ihr Unternehmen

Größe und Art des Unternehmens

Bei der Auswahl eines Tools ist es wichtig, die Größe und Art Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lösung Ihren Anforderungen gerecht wird und skalierbar ist.

Anforderungen und Ziele

Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele, um ein Tool zu finden, das den gewünschten Funktionsumfang bietet und Ihre Geschäftsziele unterstützt.

Budget und Total Cost of Ownership (TCO)

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tools das Budget und die Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und Wartungsaufwand.

Führende BPM-Tools auf dem Markt

Appian: Appian ist ein leistungsstarkes BPM-Tool, das eine einfache Prozessmodellierung, Automatisierung und Integration bietet. Es ist ideal für Unternehmen, die eine flexible und skalierbare Lösung suchen.

Pega: Pega ist ein branchenführendes BPM-Tool, das für seine KI-gestützte Prozessautomatisierung und Anpassungsfähigkeit bekannt ist. Es eignet sich für Unternehmen, die eine robuste und umfassende Lösung benötigen.

Bonita: Bonita ist ein Open-Source-Tool, das sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und Anpassungsfähigkeit auszeichnet. Es ist ideal für Unternehmen, die eine kostengünstige und flexible Lösung suchen.

Bizagi: Bizagi ist ein intuitives Tool, das eine einfache Prozessmodellierung und Automatisierung ermöglicht. Es eignet sich für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und skalierbare Lösung benötigen.

Best Practices für die Implementierung von BPM-Tools

Einbindung von Stakeholdern bei der Auswahl von BPM-Tools

Stellen Sie bei der Implementierung eines BPM-Tools sicher, dass alle relevanten Stakeholder einbezogen sind, um ihre Bedürfnisse und Anforderungen zu berücksichtigen und eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

Agile Implementierung von BPM-Tools

Wenden Sie agile Methoden bei der Implementierung eines Tools an, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Schulung und Support

Investieren Sie in Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das BPM-Tool effektiv nutzen und das volle Potenzial der Lösung ausschöpfen können.

Kontinuierliche Verbesserung des BPM-Tools

Überwachen und analysieren Sie kontinuierlich die Leistung Ihres Tools, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse weiter zu steigern.

Vergiss nicht die Digitalisierung von Prozessen

BPM-Tools unterstützen die Digitalisierung von Prozessen, indem sie die Analyse, Modellierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen ermöglichen. Sie helfen Unternehmen, ihre Abläufe transparenter und effizienter zu gestalten.

Sie ermöglichen die Integration verschiedener Systeme, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Sie unterstützen die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen durch Monitoring und Performance-Messung.

Die Tools tragen zur schnelleren Anpassung an Marktveränderungen bei, indem sie Prozesse flexibel gestalten. Schließlich fördern sie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, um ein übergreifendes Verständnis der Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Fazit

BPM-Tools sind ein wesentliches Instrument, um Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhöhen. Bei der Auswahl und Implementierung eines Tools sollten Unternehmen die Größe und Art ihres Unternehmens, ihre Anforderungen und Ziele sowie das Budget und die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Führende Tools wie Appian, Pega, Bonita und Bizagi bieten unterschiedliche Funktionen und Vorteile, sodass Unternehmen diejenige Lösung auswählen können, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Die Implementierung eines Tools sollte unter Einbindung der Stakeholder, mit agilen Methoden, ausreichender Schulung und Support sowie einem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung erfolgen, um den langfristigen Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

Was ist Prozessmanagement?

Die Bedeutung des Prozessmanagements für Unternehmen

Steigerung der Effizienz und Produktivität

Prozessmanagement hilft deinem Unternehmen, seine Prozesse zu optimieren und unnötige Schritte zu eliminieren. Dadurch werden deine Unternehmensabläufe schneller und effizienter, was zu einer Steigerung der Produktivität führt. Durch die Automatisierung von Prozessen kannst du zudem Fehler reduzieren und Arbeitsabläufe beschleunigen.

Senkung der Kosten

Prozessmanagement ermöglicht es Unternehmen, die Kosten zu senken, indem ineffiziente Prozesse identifiziert und verbessert werden. Durch die Automatisierung von Prozessen kann zudem die Anzahl der Mitarbeiter reduziert werden, was zu Einsparungen bei den Personalkosten führt.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Durch eine verbesserte Effizienz und Produktivität mit Hilfe von Prozessmanagement können Unternehmen schneller auf Kundenanfragen reagieren und eine höhere Qualität der Produkte und Dienstleistungen liefern. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und verbessert das Image des Unternehmens.

Wie man mit Prozessmanagement beginnt

Geschäftsprozessmanagement beginnt mit der Identifikation von Geschäftsprozessen

Der erste Schritt beim Prozessmanagement besteht darin, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu identifizieren. Dabei geht es darum, dass du verstehst, wie das Unternehmen funktioniert und welche Prozesse es durchläuft, um Produkte oder Dienstleistungen zu liefern.

Dokumentation der Geschäftsprozesse als Basis im Prozessmanagement

Sobald du die Geschäftsprozesse identifiziert hast, sollten du sie dokumentieren. Dabei geht es darum, den Prozess von Anfang bis Ende zu beschreiben, die beteiligten Personen oder Abteilungen zu identifizieren und die Ressourcen zu dokumentieren, die für die Durchführung des Prozesses benötigt werden.

Analyse der Geschäftsprozesse

Nachdem du die Geschäftsprozesse dokumentiert hast, sollten du sie analysieren, um ineffiziente Schritte oder Engpässe zu identifizieren. Identifiziere auch direkt potenzielle Verbesserungen oder Automatisierungen.

Implementierung von Verbesserungen

Sobald du die Analyse abgeschlossen kannst du im Geschäftsprozessmanagement die Verbesserungen implementieren. Gestalte die Prozesse so, dass sie effizienter und schneller ablaufen. Ziehe auch die Automatisierung von Prozessen in Betracht, damit du menschliche Fehler minimierst und die Produktivität steigerst.

Überwachung der Prozesse

Es ist wichtig, dass du die verbesserten Prozesse überwachst, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind und dass dein Unternehmen weiterhin von ihnen profitiert. Führe regelmäßige Überprüfungen und Analysen durch, um sicherzustellen, dass die Prozesse optimal laufen und um weitere Verbesserungen zu identifizieren.

Fazit – warum brauchst du Prozessmanagement?

Das Prozessmanagement ist ein wichtiger Teil der Unternehmensstrategie, der dazu beitragen kann, die Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit zu steigern. Indem du die Geschäftsprozesse identifizierst, dokumentierst, analysierst, implementierst und überwachst, wirst du deine Unternehmensabläufe optimieren und somit Kosten senken. Somit stellst du dein Unternehmen prozessorientiert auf und verbesserst kontinuierlich deine Prozesse, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Prozessmanagement bezieht sich auf die systematische und kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen. Dabei geht es darum, die Prozesse zu identifizieren, zu dokumentieren, zu analysieren, zu verbessern und zu überwachen, um die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Weiterbildungen zum Thema Prozessmanagement

Hier findest du eine Übersicht über Weiterbildungen zum Thema Prozessmanagement

Business Process Management – BPM – ist ein Management-Konzept, das die Prozesse und Abläufe im Unternehmen in den Mittelpunkt stellt. Die Prozesse der Wertschöpfungskette werden zielorientiert:

• Erfasst und Dokumentiert
• Gestaltet und Kommuniziert
• Geplant und Ausgeführt
• Gesteuert und Diskutiert
• Diskutiert und Optimiert.

Wenn ein Prozess steuerbar sein soll, dann muss die folgende Frage – unabhängig von Methoden und Herangehensweisen – immer beantwortet werden können:
„Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen – und wie kann gemessen werden, dass effektiv und effizient gearbeitet wird?“

Im BPM oder Geschäftsprozessmanagement werden die Verantwortlichkeiten für alle Prozesse festgelegt. Die Voraussetzung für die operative und strategische Steuerung der Prozesse. Dieser Beitrag liefert Ihnen die Vorlage und wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Umdenken in Ihrem Unternehmen.

Ziel und Zweck von Business Process Management

Die Einführung von Prozessmanagement löst die Zielkonflikte. Unternehmensziele setzen sich aus mindestens zwei Zieldimensionen zusammen, die Unternehmen gleichermaßen erfüllen müssen:

1. Kunden erwarten vom Unternehmen eine größtmögliche Flexibilität und Erfüllung ihrer Erwartungen.
2. Die Inhaber des Unternehmens oder die Anteilseigner erwarten vom Unternehmen eine größtmögliche Rendite.

Dieser scheinbare Gegensatz der Zieldimensionen lässt sich durch die Entwicklung und Einführung eines modernen Prozessmanagements überwinden.

Konsequente Ausrichtung der Unternehmensstruktur zur Erreichung der Ziele

Übergeordnetes Ziel bei der Einführung von Prozessmanagement ist die prozessorientierte Ausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation zur Realisierung der oben erwähnten Unternehmensziele. Geschäftsprozessmanagement unterstützt Ihr Unternehmen dabei, zu erkennen, ob Ihre strategische Ausrichtung durch die richtigen Geschäftsprozesse unterstützt wird. Ist das nicht der Fall, müssen neue Geschäftsprozesse entwickelt und implementiert werden. Die Einführung von Prozessmanagement bedeutet, dass Sie von nun an alle strategischen und operativen Entscheidungen immer auf Basis der betroffenen Prozesse treffen.
Ein kompletter Unternehmensaufbau nach Prozessen ist die Prozessorganisation – die konsequenteste Form von Prozessmanagement.

Ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens aus Kundensicht

Die Optimierung eines Ablaufes innerhalb einer Abteilung oder die Automatisierung eines Prozesses kann oft bereits zu einer schnelleren Bearbeitung und qualitativen Verbesserung führen.
Doch das ist in vielen Fällen zu kurz gedacht. Das größte Potential liegt oft woanders. Prozessmanagement betrifft das gesamte Unternehmen – eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens ist notwendig. Und das beginnend mit dem ersten Kundenkontakt bis zum letzten. Audruck eines kundenorientierten Prozessmanagements ist eine Prozesslandkarte mit Ende zu Ende Prozessen. Zur Erstellung einer Prozesslandkarte gibt es mehrere Methoden. Im Blog finden Sie eine Vorlage.
Das Denken in funktionalen Abteilungen verleitet Unternehmen dazu, meist nur die Abteilungen neu zu strukturieren und diese auf der Prozesslandkarte hin und her zu schieben. Dadurch orientieren sich Unternehmen nach intern ausgerichteten Abteilungszielen statt nach den tatsächlichen Kundenanforderungen. Das Qualitätsmanagement und mitunter die ISO 9001 fodert seit langem eine durchgängige Ausrichtung der Unternehmen nach den Kunden.
Durch ein Denken in End-to-End-Prozessen statt in Funktionen und Abteilungen wird die isolierte Betrachtung funktionsorientierter, einseitiger Optimierungsmaßnahmen zugunsten ganzheitlicher Gestaltungsansätze aufgegeben.

Business Process Management schafft Transparenz

Durch die Visualisierung der Unternehmensprozesse lassen sich dynamische Änderungen in ihren Auswirkungen auf die Aufbau- sowie die Ablauforganisation leichter erkennen. Die visualisierten Prozesse zeigen die internen sowie externen Kunden-Lieferantenbeziehungen mit den jeweiligen Zielvorgaben und Erfolgsmessungskriterien auf. Netter Nebeneffekt – diese Transparenz fordert auch das Qualitätsmanagement.

Durch die Visualisierung der Prozesse z.B. an einem Whiteboard erkennen die Mitarbeiter ihre wechselseitige Kunden- und Lieferantenfunktion. Interaktive Werkzeuge zur Prozessaufnahme wie der Proboard Moderationskoffer schaffen Akzteptanz und Überblick. Mit tatsächlichen End-to-End-Prozessen – können Sie Ihr Unternehmen neu auf die Kundenbedürfnisse ausrichten. Sie visualisieren die wertschöpfenden End-to-End Prozessketten und machen sich bewusst, was Sie für Ihre Kunden tun. Sie sollten stets den Kunden im Blick haben und die Unternehmensstuktur in diese Richtung überdenken.

Steigerung von Effektivität und Effizienz durch BPM

Durch eine effektivere und effizientere Ausrichtung der Wertschöpfungskette ist es möglich, die Unternehmensziele schneller, kostengünstiger und vor allem kundenorientierter zu erreichen. D.h. z. B. doppelte bzw. parallele interne Abläufe identifizieren, zu messen, wie effizient Prozesse durchlaufen werden und die Prozesse anschließend zu optimieren, um die Produktivität zu steigern.
Die folgenden Teilziele können mit Hilfe von Prozessmanagement realisiert werden:

• Steigerung der Effizienz
• Steigerung der Qualität
• Optimierung der Flexibilität
• Senkung der Kosten

Der Wandel zur Prozessorientierung durch Business Process Management

Das Top Management sollte Auslöser für die Einführung von Prozessmanagement sein. Doch das ist es oftmals nicht. Es gibt noch zu wenige Erfolgsbeispiele. Oft ist in Unternehmen bereits eine funktionsortientierte Prozesslandkarte zu finden. Konsequentes Prozessmanagement erfordert einen nachhaltigen Strukturwandel. Um diesen Wandel einzuleiten benötigt es eine mutige Unternehmensleitung, die sich nicht nur nach kurzfristigen Zielen ausrichtet. Die Methoden des Prozessmanagaments sind eindeutig und geben eine klare Vorlage.

Es sind Mitarbeiter und Führungskräfte, die sich mit Prozessen bzw. dem Prozess beschäftigen. Sie arbeiten im Qualitätsmanagement, Lean Management oder auch in der Organisationsentwicklung, der IT oder der Personalabteilung. Diese Mitarbeiter können die Prozessanalyse und eine Prozessoptimierung innerhalb einzelner Abteilungen anstoßen. Diese Mitarbeiter beherrschen auch meist die Methoden des Prozessmanagements. Die unternehmensweite Entwicklung des Prozessmanagements und die Führung über tatsächliche End-to-End-Prozesse kann nur das Top Management ermöglichen.

Change Management und BPM

Prozessmanagement ist erst dann wirksam, wenn es von Top Management, Führungskräften und Mitarbeitern verstanden, akzeptiert und weiterentwickelt wird. Ohne dies bleibt Prozessmanagement ein zahnloser Geist in Form von Prozessbeschreibungen, der niemanden stört. Der Prozess muss zum Mittelpunkt de Unternehmensentscheidungen werden.

Change Management kann nicht als eigene Disziplin neben Prozessmanagement betrieben werden. Change Management ist ein integrativer Bestandteil, der sich darin ausdrückt, wie Prozessanalyse und Prozessoptimierung durchgeführt werden.
Kernelement ist die Beteiligung der Mitarbeiter an der Prozessoptimierung. Einerseits kennen die Mitarbeiter ihren Arbeitsablauf am besten und andererseits werden sie nur das umsetzen, was sie für unterstützenswert halten.
Konnten die Mitarbeiter sich untereinander über den besten Weg austauschen und eine einvernehmliche Lösung finden, so werden sie für deren dauerhafte Umsetzung sorgen. Sie werden die Prozesse weiterentwickeln, wenn sie sich dazu befähigt und ermächtigt fühlen.
Wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Change Management ist das Bild – die Vision – wie Prozessmanagement das Unternehmen verändert.

Gibt es auch nur den kleinsten Zweifel bei Mitarbeitern, dass der eigene Arbeitsplatz gefährdet ist, wird das Prozessprojekt nicht unterstützt. Das passiert nicht immer offen, aber doch merklich.
Es liegt in der Natur der Sache, dass gerade Führungskräfte des mittleren Managements dem Prozessmanagement entgegenstehen. Instinktiv erkennen sie, dass durch Prozessmanagement die hart erarbeitete Karriere gefährdet ist, wenn Abteilungen zusammengelegt werden oder gar das Organigramm der Prozesslandkarte weicht und die klassische Karriereleiter damit verändert wird.
Für das Top Management ist das zukünftige Bild ihres prozessorientierten Unternehmens wichtig. Oft gibt es keine konkrete Vorstellung davon, welchen konkreten Nutzen Prozessmanagement stiftet und wie es Strukturen und Arbeitsweise verändert. Aufgrund der Macht des Top Managements wird die Transformation des Unternehmens nur gelingen, wenn die Unternehmensleitung das Zukunftsbild erreichen möchte.

Erfolgsfaktoren für Business Process Management

Nachhaltige Kulturveränderung

Nachhaltiges BPM kann nur mit einer revolutionären Kultur- und Strukturveränderung dauerhaft wirksam werden. Jeder im Unternehmen, von der Unternehmensleitung bis zum Bandarbeiter, muss sich als Dienstleister in der Wertschöpfungskette und in seinem Prozess verstehen. Er bekommt von seinem Vorgängerprozess Input geliefert, verarbeitet diesen innerhalb des eigenen Prozesses und gibt das Produkt des eigenen Prozesses als Output an einen oder mehrere Nachfolgerprozesse weiter.

Dieses Bewusstsein eines jeden Mitarbeiters, dass er ein wichtiges Glied und damit ein wichtiger Dienstleitster in der Wertschöpfungskette ist und das er für den Output seines Prozesses verantworltich ist, muss tief in der Denkweise in dem Handeln und damit auf Dauer tief in der Unternehmenskultur verankert werden. Die Denkweisen und Methoden des Prozessmanagements müssen in Fleisch und Blut übergehen.

Agilität im Unternehmensaufbau

Etablierte Unternehmen werden fast ausnahmslos in Strukturen geführt, die zum Beginn der industriellen Revolution entstanden. Heute, beim Aufbau der Industrie 4.0, haben sich Menschen, Technik und Art und Weise des Miteinanders gewaltig verändert. Der Unternehmensaufbau ist jedoch oft noch der gleiche wie zu Zeiten der industriellen Revolution. Prozessmanagement und ein agiler Unternehmensaufbau, der sich prozessorientiert immer wieder weiterentwickelt, stellt einen alternativen Lösungsansatz dar.

Konsequente Prozessorientierung

BPM und Prozessorientierung werden inflationär oft als Buzzwords missbraucht, um kurzfristige Verbesserungsprojekten eine thematische Heimat zu bieten. Jedoch ist Prozessmanagement eine ganzheitliche Management-Methode, die das gesamte Unternehmen mit seiner gesamten Ablauf- und Aufbauorganisation auf den Kunden hin ausrichtet. Mit Prozessmanagement gelingt die Entwicklung einer kooperativen und prozessorientierten Unternehmensorganisation – dazu ist aber eine enorme Konsequenz in der Kundenorientierung notwendig. Prozessmanagement kennt keine persönlichen Befindlichkeiten von Führungskräften, aufgebaute und verteidigte Hoheitsgebiete, Abteilungsdenken und weitere Denkweisen, die ein agiles, prozessoriniertes Handeln blockieren. Wenn Ihr Unternehmen bzw. Ihre Unternehmensführung bereit ist, alles zu hinterfragen und jeden Prozess komplett neu auf den Kunden auszurichten, dann ist die prozessorientierte Unternehmensführung Ihr Weg zum Erfolg.

Automatisierung

Prozessmanagement hat das Potential die Prozesse zum Leben zu erwecken. Damit hat Prozessmanagement auch die Pflicht, die Prozesse zum Leben zu erwecken. Die Digitalisierung von Unternehmensabläufen geht Hand in Hand mit Prozessmanagement. Ohne Prozessmanagement ist eine Digitalisierung von Einzelprozessen nur ein kurzes Strohfeuer der Innovation. Konsequente Prozesserfassung, Prozessoptimierung und erst dann eine konsequente Digitalisierung ist der richtige Weg.

Leitfragen von BPM

BPM wird in Unternehmen immer dann relevant, sobald mehrere Mitarbeiter und Maschinen mit verschiedenen Aktivitäten beziehungsweise Aufgaben an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Akteuren im Prozess steht dabei im Mittelpunkt. Eine Vorlage für ideale und abgestimmte Zusammenarbeit gibt es nicht. Dementsprechend ist es für eine effektive Optimierung des Prozessmanagements sinnvoll, sich als Unternehmen die Leitfragen zu stellen und objektiv zu beantworten:

• Werden sämtliche Aufgaben berücksichtigt, um das Ziel des Prozesses zu realisieren?
• Werden die Aufgaben in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet?
• Werden die einzelnen Aufgaben effizient auf Mitarbeiter und Maschinen verteilt?
• Ist der Informationsfluss von Akteur zu Akteur effektiv?

Mithilfe der Beantwortung der Leitfragen lassen sich im weiteren Verlauf Maßnahmen planen, die einzelne oder komplette Prozesse im Unternehmen nachhaltig optimieren. Fach- und Führungskräfte, die für das Business Process Management zuständig sind, sollten daher die relevanten Prozesse kennen und zudem an der kontinuierlichen Prozessverbesserung aktiv involviert sein. Abläufe sollten darüber hinaus lückenfrei dokumentiert und die Zuständigkeitsbereiche konsequent zugewiesen werden. Zuletzt ist das Festlegen von klaren Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen notwendig. Hierdurch wird nämlich die Bildung von Prozessketten oder auch Prozessverschachtelungen möglich. Beantworten Sie die Fragen dieses Kapitels und Sie haben schon die ideale Vorlage für ihr prozessorientiertes Qualitätsmanagement.

Aber was gelangen Sie zur perfekten Prozessdokumentation und was zeichnet sie aus?
Wie schaffen Sie es, dass Ihre Prozessdokumentation Nutzen für Ihre Mitarbeiter stiftet?

Eine Prozessdokumentation ist dann gut, wenn alle Mitarbeiter von ihr profitieren. Eine perfekte Prozessdokumentation erreichen Sie nur, wenn bei der Erstellung alle relevanten Mitarbeiter ihr Wissen eingebracht haben. Die dokumentierten Prozesse entfalten auch nur dann einen dauerhaften Nutzen, wenn sie aktuell sind und wenn sie dauerhaft in Ihren Arbeitsalltag integriert werden.

Damit Sie diese Ziele erreichen, haben wir in diesem Beitrag 5 Praxistipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die perfekte Prozessdokumentation erstellen und diese zu einem festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags machen.

Tipp 1 – Ziel der Prozessdokumentation definieren

Bevor Sie mit der Prozessdokumentation beginnen, sollten Sie sich kurz Gedanken darüber machen, was Sie mit der Dokumenation der Prozesse erreichen wollen. Dabei ist es völlig legitim, dass unterschiedliche Prozesse auch unterschiedliche Zielsetzungen bei der Prozessdokumentation haben. Sehen Sie die Prozessdokumentation immer als Mittel zum Zweck – und der heiligt ja bekanntermaßen die Mittel. Passen Sie Form und Detaillierungsgrad der der Dokumentation also immer an das festgelegte Ziel an. Mögliche Ziele könnten z.B. sein:

• Bestimmung des Projektvorgehens mit Hilfe eines temporären Prozesses
• Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis für Prozessmitarbeiter
• Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis innerhalb des Managements
• Prozessdokumentation im Hinblick einer ausstehenden Zertifzierung oder eines Audits
• Prozessmodellierung für eine an­ste­hen­de IT-Un­ter­stüt­zung oder einer IT-Systemeinführung
• Detaillierte Workflow-Modellierung mit dem Ziel einer Prozessautomatisierung (voll­stän­di­ge BPMN Mo­del­lie­rung im Sinne einer technischen Prozessbeschreibung)
• Prozessaufnahmen mit dem Ziel der Reduzierung der Prozessvarianten
• Aufdecken von Prozessfehlern (entscheidend, ob Happy path ausreicht oder alle Verzweigungen und Eventualitäten dokumentiert werden müssen)

Die oben genannten Beispiele geben Ihnen in jedem Fall Hinweise darauf, welche Flug­hö­he, welche Notation und welcher Detaillierungsgrad für die anstehende Prozessdokumenation gewählt werden sollte. Machen Sie sich ein klares Bild darüber, wer die zukünftige Zielgruppe ist. Handelt es sich um Leser auf den Fachbereichen oder handelt es sich um IT-Spezialisten? Dann passen Sie auch die Darstellung und Dokumentation der Prozesse dahingehend an.

Tipp 2: Visuelle, nutzerorientierte Prozessdokumentation erstellen

Versetzen Sie sich selbst in die Lage der Prozessmitarbeiter und stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wann und warum sollten die Prozessmitarbeiter oder das Management die Prozessdokumentation lesen wollen?
• Welche Fragestellungen soll die Prozessdokumentation beantworten?
• Wie sollte die Dokumentation beschaffen sein, damit Sie für die Leser den größten Nutzen stiftet?
• Wie könnten Sie sich selbst am besten orientieren?
• Wie könen Sie die Prozesse aufbereiten, damit sie gut lesbar und einfach zu verstehen ist?
• Welche Informationen sind für die Leser handlungsleitend?
• Welcher Detaillierungsgrad ist der richtige? Was kann weggelassen werden?

Wenn Sie bei der Beantwortung der Fragen stets die Perspektive der zukünftigen Nutzer einnehmen, werden Sie sicher die richtigen Schlüsse aus den Antworten ziehen, bevor Sie die die Art der Prozessaufnahme und die Form Ihrer zukünftigen Prozessdokumentation festlegen.

In den meisten Fällen ist die Antwort nämlich sehr naheliegend.

• Arbeiten Sie mit möglichst mit visuellen und einfach zu verstehenden Elementen.
• Machen Sie aus der Prozessdokumentation keine Wissenschaft.
• Dokumentierten Sie in einfacher Sprache.
• Vermeiden Sie unnötige Komplexität bei der Prozessaufnahme.
• Bilden Sie nur das ab, was tatsächlich der Realität entspricht.
• Arbeiten Sie bei der Prozessaufnahme und in Prozess-Workshops mit einfachen, interaktiven und haptischen Moderationsmethoden, um alle Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Das garantiert Ihnen ein gutes Ergebnis und eine akzeptierte Prozessdokumentation.

Tipp 3: Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation

Es klingt auf den ersten Blick banal, jedoch wird mangelnde Disziplin bei der Dokumentation häufig zum Stolperstein bei der Verwendung ebendieser. Lernen Sie, jedes Ergebnis aus Besprechungen, Abstimmungen, Workshops und Krisensitzungen in der Prozessdoku festzuhalten. Es gibt neue Beschlüsse und Projektergebnisse => ab damit in die Prozessdokumentation. Nur so gelingt es Ihnen, neue Erkenntnisse in die Abläufe Ihrer Organisation einzubringen. Dabei sollte es auch egal sein, ob es kurze, informelle Absprachen an der Kaffeemaschine oder Meetings sind.

Das ist für Sie sicher anfangs eine Umgewöhnung, doch diese wird sich auszahlen. Während Meetings sollten Ihre Mitarbeiter lernen Änderungen und Hinweise direkt in Ihre Prozessdokumentation einzuarbeiten. Ein Prozessschritt wird nun durch eine andere Prozessrolle durchgeführt? Vermerken Sie das direkt im Prozess! Es gibt eine neue Projekt-Vorlage? Aktualisieren Sie die Prozessdoku!

Im ganzen Unternehmen muss klar sein: Prozesse werden so durchgeführt, wie sie in der Prozessdokumentation beschrieben sind. Immer wenn Probleme auftreten, wird synchron die Prozessbeschreibung angepasst. Damit wird sichergestellt, dass Prozessmitarbeiter dieser Beschreibung folgen können.

Tipp 4: Schnittstellen im Prozessdesign optimieren

Die größten Schwachstellen in Prozessen sind Schnittstellen. Als Schnittstellen werden die Bereiche der Prozesse bezeichnet, an denen der Prozess- bzw. der Informationsfluss von einem Mitarbeiter an den nächsten übergeben wird. Oft werden hier auch Abteilungsgrenzen überschritten. An diesen Stellen werden Daten, Informationen oder Produkte von einer Abteilung in eine andere Abteilung übermittelt. Dort, wo eine solche Übergabe stattfindet, entstehen am häufigsten Fehler. Gründe hierfür sind z.B.:

• Informationen gehen verloren
• die falschen Daten oder Erzeugnisse werden übergeben
• es ist nicht klar, in welcher Menge und Qualität die Übergabe erfolgen soll
• fehlende oder unzureichende Kommunikation
• Daher unser Tipp: Nicht vergessen: Halten Sie Verbesserungspotenziale und hilfreiche Hinweise im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung direkt fest.

Schnittstellen wenn möglich minimieren

Schnittstellen in Prozessen sind Übergabepunkte und diese sind immer Punkte, an denen Fehlerpotential besteht. Wenn möglich sollten Sie Schnittstellen in den Prozessen auf ein Mindestmaß reduzieren. Wie geht das? Arbeiten Sie mit den Prozessbeteiligten so lange am Prozessdesign, bis Sie die Aufgabendurchführung so verteilt haben, dass jede Prozessrolle genau die Aufgaben durchführt, die aus Sicht eines reibungslosen Prozessflusses optimal sind. Dabei kann es notwendig sein, dass Prozessrollen Aufgaben aus anderen Abteilungen übernehmen. Mitarbeiter, Führungskräfte und Abteilungsleiter müssen hier ihre bisherigen Hoheitsgebiete hinten an und ein Prozessdesign im Sinne des Gesamtziels in den Vordergrund stellen. Die Rolle eines starken, abteilungsübergreifenden Prozessmanagers ist hier von großem Vorteil. Diesen sollten Sie in Ihrem Unternehmen organisatorisch positionieren.

Schnittstellen sauber definieren

Definieren Sie klare Schnittstellen – also eindeutige Übergabepunkte – im Prozessdesign. Wer muss wann, welchen Output an wen, in welcher Menge, Qualität und Form liefern. Nur wenn die Antworten auf diese Fragen eindeutig aus der Prozessdokumentation hervorgehen ist allen Beteiligten klar, wie der Prozess zu durchlaufen ist. Diese klare Definition der Schnittstellen werden auch Service Level Agreements (SLAs) genannt und sind ein super Hilfsmittel, um Abstimmungsprobleme an den Übergabepunkten zu vermeiden.

Alle Schnittstellen an einen Tisch bringen

Für eine gute Prozessdokumentation müssen Sie alle Schnittstellen an der Prozessdokumentation beteiligen. Ihr Ziel muss es sein, aus den einzelnen Teilprozessen und Abteilungsgrenzen auszubrechen. Sie müssen die Rollen „links und rechts der Schnittstelle“ an einen Tisch bringen, um ein gemeinsames, optimales Prozessdesign zu erarbeiten. So können die Prozessbeteiligten eindeutige Übergabepunkte definieren. Nur eine Schnittstelle, die von allen beteiligten Parteien abgesegnet wurde, ist auch eine gute Schnittstelle.

Tipp 5: Regelmäßige, abteilungsübergreifende Prozessaudits

Ihre Aufwände und Bemühungen zur Erstellung der Prozessdokumentation dürfen kein einmaliges Ereignis sein. Prozesse und die in diesen hinterlegten Regeln und Hilfsmittel müssen in regelmäßigen Abständen von den Prozessteams erneut hinterfragt werden. Prüfen Sie immer wieder, ob das Prozessdesign noch für die aktuellen Gegebenheiten passend ist. Gehen Sie hierzu den dokumentierten Prozess Schritt für Schritt durch und prüfen Sie, ob die Prozessmitarbeiter im Arbeitsalltag in der Dokumentation noch die passenden Regelungen, Entscheidungshilfen und Arbeitsmittel vorfinden. Stellen Sie für diese kleinen Prozessaudits ein passendes Team aus Prozessexperten zusammen. Am besten spricht eine Person den Prozess Schritt für Schritt durch, alle anderen kommentieren die Prozessbeschreibung stillschweigend. Im Anschluss führen Sie, moderiert durch den Prozessverantwortlichen, die Ergebnisse zusammen und passen die Prozessbeschreibung gegebenenfalls an. Ein nützlicher Nebeneffekt der Aktualisierung ist der Schulungseffekt. Alle Teilnehmer lernen den Prozess immer besser kennen und werden zu Prozessexperten. Verankern Sie diese abteilungsübergreifenden Prozessworkshops fest in Ihrer Unternehmensorganisation, um dauerhaft von der Prozessdokumentation zu profitieren.

Tipp 6: Mit Hilfe von Prozessdokumentation prozessorientiert denken und handeln

Auch bei internen Audits gilt: Brechen Sie Silos im Unternehmen auf und betrachten Sie nicht die einzelnen Fachbereiche, sondern den gesamten Prozess. Führen Sie Ihre Audits prozessorientiert durch, um so nah wie möglich an der Arbeitsrealität zu auditieren. Beachten Sie insbesondere die erfolgskritischen Prozessschritte und Übergaben zwischen verschiedenen Prozessrollen. Hierbei kann Sie unsere leichtgewichtige Audit-Applikation unterstützen.

Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer die Frage „Welche Prozessbeschreibung betrifft das?“ und aktualisieren Sie diese entsprechend. So kann das beschlossene Ergebnis wirksam kommuniziert und umgesetzt werden.

Die Prozessbeschreibung ist zwar richtig, allerdings nutzen Ihre Mitarbeiter diese nicht im Alltag und es entstehen Probleme? Zeit für eine Schulung – schaffen Sie Bewusstsein für die Prozessbeschreibung und vermitteln Sie Erleichterung im Arbeitsalltag. 

Was ist die BPMN?

Die BPMN – Business Process Model and Notation – ist einfach und praktisch erklärt eine grafische Sprache im Prozessmanagement zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Die BPMN ist mittlerweile ein international etablierter ISO-Standard zur Erstellung von gesamten Prozessmodellen, Prozess- und Arbeitsabläufen, Prozessdiagrammen und Workflows. Die Object Management Group stellt den BPMN Standard für Diagramme bereit und definiert damit die Elemente, mit denen Geschäftsprozesse beschrieben werden.

Wie jede Sprache unterliegt auch die BPMN einer gewissen Semantik. Die Notation wird in einem – leider sehr technischen und schwer verständlichen – Standarddokument zur BPMN definiert, in dem die Bedeutung der Symbole erläutert werden. Diagramme nach der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD).

Wie kann man die Notation erlernen?

Die BPMN ist eine visuelle Sprache zur Darstellung von Prozessen. Die Leser der Prozessdiagramme sind die Mitarbeiter ihres Unternehmens. Für diese Zielgruppe müssen die BPMN Diagramme anwendbar sein. In Ihrem BPM Projekt sollten Sie sich also die Frage stellen, wie Sie den Mitarbeitern beibringen Prozesse in der BPMN-Sprache zu lesen. Unsere Empfehlung: Bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Sprache der Prozesse mit Hilfe von magnetischen Moderationskarten näher. Viele unserer Kunden haben Schulungskonzepte entwickelt, in denen die Teilnehmer gemeinsam einfache Dummy-Prozesse am Whiteboard nach der BPMN 2.0 erstellen. Mit Hilfe von der Proboard Moderationskarten wird das Erlernen der BPMN ein interaktives Erlebnis.

Die Berliner BPM-Offensive (BPMB), eine Initiative von BPM-Interessierten aus Berlin, stellt auf Ihrer Website ein BPMN-Poster zur Verfügung. Dieses können Sie über den folgenden Link abrufen.

Wie erstellt man BPMN Prozesse?

Die BPMN 2.0 Notation genauer betrachtet

Aktivitäten stellen einzelne Schritte oder Aktionen dar, die während eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Sie sind die grundlegenden Bausteine eines Prozessflusses.

Es gibt verschiedene Typen von Aktivitäten in BPMN:

1. Task (Aufgabe): Eine einfache und atomare Aktivität, die eine bestimmte Arbeit oder Aktion repräsentiert. Es kann nicht weiter in kleinere Aktivitäten zerlegt werden.
2. Sub-process (Teilprozess): Eine Komposition mehrerer miteinander verbundener Aktivitäten, die als eine Einheit innerhalb eines Geschäftsprozesses betrachtet werden können. Teilprozesse können wiederum weitere verschachtelte Teilprozesse enthalten. Sie können entweder eingebettet (embedded) oder aufrufbar (callable) sein.
   1. Embedded Sub-process: Ein Teilprozess, der direkt innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist.
   2. Callable Sub-process: Ein wiederverwendbarer Teilprozess, der als eigenständige Definition existiert und von verschiedenen Prozessen aufgerufen werden kann.

3. Transaction (Transaktion): Ein spezieller Typ eines Teilprozesses, der für Geschäftstransaktionen verwendet wird und bestimmte ACID-Eigenschaften (Atomicity, Consistency, Isolation, Durability) erfüllen muss.
4. Event Sub-process (Ereignis-Teilprozess): Ein Teilprozess, der innerhalb eines übergeordneten Prozesses definiert ist und durch ein Ereignis (z.B. ein Signal, eine Nachricht oder einen Timer) ausgelöst wird. Er läuft parallel zum umgebenden Prozess und kann zum Behandeln von Ausnahmen oder zum Ausführen von Aktionen im Hintergrund verwendet werden.
5. Ad-hoc Sub-process (Ad-hoc-Teilprozess): Ein informeller Teilprozess, der keine feste Sequenz von Aktivitäten hat. Die enthaltenen Aktivitäten können in einer ungeplanten Reihenfolge ausgeführt werden, basierend auf Geschäftsregeln oder anderen Kriterien.

Zusätzlich zu den verschiedenen Aktivitätstypen können Aktivitäten auch mit verschiedenen Markierungen versehen werden, um zusätzliche Informationen über die Ausführung zu liefern, wie zum Beispiel Schleifen, Mehrfachinstanzen oder Kompensation.

Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen.  Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen. Ein Gateway wird als auf der Spitze stehendes Quadrat gezeichnet. Je nach Symbol im Inneren des Quadrats steht es für einen AND-, einen OR- oder einen XOR-Gateway. Darüber hinaus werden weitere Symbole innerhalb des Quadrats für ereignisbasierte und komplexe Gateways verwendet.

Exklusive Gateways (XOR) stellen entweder/oder Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozesses dar? Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren.

Parallele Gateways (AND): In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.

Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, um darzustellen, welche Entscheidungen innerhalb des Geschäftsprozesses getroffen werden müssen. Im Fall von inklusiven Gateways sind eine oder mehrere Bedingungen möglich. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.

Flow Objects / Flussobjekte: Events / Ereignisse

Events (Ereignisse) zeigen an, dass etwas passiert. Sie definieren den Anfang und das Ende eines Prozesses und beschreiben die Interaktionen des Prozesses mit seinen Schnittstellen. Ein Event ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann, zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten einer Situation.

Events werden in drei Klassen eingeteilt:

Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.

Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.

Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.

Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.

Connecting Objects / Konnektoren

Sequence Flows (Sequenzflüsse) verbinden Activities untereinander, sowie mit Gateways und Events. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden und wie sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander verhalten.

Ein Conditional Flow wird nur dann durchlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist, ein Default Flow nur, wenn kein anderer Sequence Flow durchlaufen werden kann.

Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Message Flows (Nachrichtenflüsse) verwenden.

Ein Message Flow (Nachrichtenfluss) zeigt an, dass zwei Lanes oder Pools in einem Business Process Diagrammoder zwei Elemente daraus Meldungen austauschen. Message Flows verbinden Lanes, Pools oder Flow Objects nur temporär miteinander.

Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.

Bei Schleifen, Wiederholungen, Revisionen o. ä. wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette ggf. durch eine Sequenzflussverbindung deutlich gemacht.

Pools und Swimlanes / Schwimmbahnen

Mit Hilfe von Pools und Lanes werden die Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in Geschäftsprozessen bzw. in einer Prozesslandschaft dargestellt.

Ein Pool repräsentiert die wesentlichen Prozessbeteiligten, typischerweise jeweils unterschiedliche Organisationen. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation. 

Eine Lane ist eine Unterteilung eines Pools, die sich über die komplette Länge des Pools erstreckt. Ein Lane repräsentiert verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.

Artifacts / Artefakte

Eine Annotation ist ein Kommentar, der einem Element eines Geschäftsprozesses zugeordnet werden kann.

Ein Data Object repräsentiert ein Artefakt, das der Geschäftsprozess bearbeitet. Mit Data Objectskönnen sowohl elektronische Objekte wie Dokumente oder Datensätze, als auch physische Objekte wie Brötchen oder Bücher dargestellt werden.

Eine Group ist ein Hilfsmittel, um Elemente eines Geschäftsprozess visuell zusammenzufassen. Sie ist nicht zu verwechseln mit einem Subprocess.

Das unten abgebildete Foto zeigt ein BPMN Diagramm an einem Whiteboard, das mit dem Proboard Moderationskoffer erstellt wurde. Der Proboard Moderationskoffer enthält unterschiedliche magnetische Moderationskarten aus Acrylglas, die dem BPMN Standard entsprechen. Die BPMN Magnete sind beschreibbar, trocken abwischbar und unendlich wiederverwendbar.