Du bist auf der Suche nach dem perfekten Moderationskoffer Inhalt, um Deine Workshops professionell und effektiv zu gestalten? Kein Problem! In diesem Blogartikel zeigen wir Dir, welche Utensilien unverzichtbar sind und wie Du sie optimal einsetzt. So bist Du bestens vorbereitet, um Deine Moderationskünste auf ein neues Level zu heben!

Übersicht: Moderationskoffer Inhalt

Visualisierungsmaterial

Ein essenzieller Bestandteil eines gut bestückten Moderationskoffer sind Materialien zur Visualisierung. Dazu gehören:

• Pinnwände: Ideal, um Ideen, Notizen oder Ergebnisse aus Gruppenarbeiten zu sammeln und zu präsentieren.
• Flipcharts: Eine weitere Möglichkeit, Inhalte zu visualisieren und zu präsentieren. Achte darauf, genügend Papier dabei zu haben!
• Whiteboards: Für spontane Ideen oder als Alternative zu Flipcharts und Pinnwänden.

Moderationskarten als wichtigster Moderationskoffer Inhalt

Moderationskarten sind ein unverzichtbares Element im Moderationskoffer Inhalt. Sie eignen sich hervorragend, um Ideen zu sammeln, Prioritäten zu setzen und Ergebnisse zu präsentieren. Achte darauf, verschiedene Größen und Farben zur Hand zu haben, um unterschiedliche Bedeutungen oder Kategorien zu kennzeichnen.

Stifte und Marker als Moderationskoffer Inhalt

Für jeden guten Moderationskoffer Inhalt gehören Stifte und Marker in unterschiedlichen Farben und Stärken dazu. Damit kannst Du:

• Flipcharts und Whiteboards beschriften
• Moderationskarten beschriften
• Brainstorming-Ergebnisse festhalten

Achte darauf, wasserfeste und gut sichtbare Stifte zu verwenden. So stellen sie sicher, dass die Schrift auch auf unterschiedlichen Untergründen gut lesbar ist.

Klebematerial

Um die im Workshop erstellten Moderationskarten und -materialien an Pinnwänden, Flipcharts oder anderen Oberflächen zu befestigen, ist Klebematerial ein Muss im Moderationskoffer Inhalt:

• Klebeband: Universell einsetzbar und leicht zu entfernen.
• Haftnotizen: Für schnelle Notizen und als Alternative zu Moderationskarten.
• Pinnnadeln: Um Moderationskarten an Pinnwänden zu befestigen.

Zeitmanagement-Tools

Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor in einem Workshop. Daher dürfen Zeitmanagement-Tools im Moderationskoffer Inhalt nicht fehlen:

• Stoppuhr: Um die Zeit für bestimmte Aufgaben oder Diskussionen zu begrenzen.
• Timer: Um Pausen oder die Dauer von Aktivitäten zu steuern.

Energizer und Icebreaker

Für einen gelungenen Workshop sollten im Moderationskoffer auch Energizer und Icebreaker bereitliegen sein. Diese Aktivitäten lockern die Atmosphäre auf und fördern die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe:

• Energizer: Kurze, aktive Spiele oder Übungen, um die Energie im Raum zu erhöhen und den Fokus wiederherzustellen.
• Icebreaker: Aktivitäten, die darauf abzielen, die Teilnehmer*innen einander näherzubringen und Vertrauen aufzubauen. Ideal für den Beginn eines Workshops.

Bereite eine Auswahl an passenden Energizern und Icebreakern vor, die auf die Größe und den Kontext Deiner Gruppe zugeschnitten sind.

Sonstiges

Zum Abschluss ein paar nützliche Extras, die Deinen Moderationskoffer komplettieren:

• Schere: Zum Zuschneiden von Papier oder Klebeband.
• Klebezettel: Um Notizen zu machen oder Ergänzungen anzubringen.
• Schreibunterlage: Für eine stabile Schreibfläche, wenn keine Tische zur Verfügung stehen.

Fazit: Der ideale Moderationskoffer Inhalt

Ein gut ausgestatteter Moderationskoffer ist das A und O, um Workshops erfolgreich zu moderieren. Achte darauf, dass Dein Moderationskoffer Inhalt alle oben genannten Materialien und Tools enthält, um bestmöglich auf alle Situationen vorbereitet zu sein. Mit einem gut bestückten Moderationskoffer steht Deinem professionellen und effektiven Workshop nichts mehr im Wege. Viel Erfolg bei Deiner nächsten Moderation!

Organisation ist das A und O im Alltag. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten – sei es bei der Arbeit, in der Schule oder zu Hause. Doch wie kann man Ordnung und Kreativität verbinden? Die Lösung: beschreibbare Magnete! In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, warum diese kleinen Helferlein ein Must-have sind und wie sie Ihren Alltag bereichern können.

Was sind beschreibbare Magnete?

Eine kurze Definition

Beschreibbare Magnete sind kleine Magnete, meist aus flexiblem Material, die mit einer speziellen Oberfläche versehen sind. Sie ermöglichen es, mit einem abwischbaren Stift Beschriftungen vorzunehmen, die später wieder entfernt werden können. So bleiben sie immer wieder neu einsetzbar und bieten unzählige Möglichkeiten der Verwendung.

Die Vorteile von beschreibbaren Magneten

Ordnung und Übersicht

Mit beschreibbaren Magneten lassen sich Notizen, Termine, To-do-Listen und vieles mehr übersichtlich und ansprechend gestalten. Sie sind ideal für Whiteboards, Kühlschränke oder andere magnetische Oberflächen. So verlieren Sie nie wieder den Überblick über wichtige Termine oder Aufgaben.

Kreativität und Individualität

Gestalten Sie Ihren Alltag kreativ und individuell! Beschriftbare Magnete gibt es in unterschiedlichen Formen, Farben und Größen. Nutzen Sie sie als stylische Dekoration oder als praktische Helfer, um Ihren Ideen Ausdruck zu verleihen.

Nachhaltigkeit

Da beschriftbare Magnete immer wieder neu beschriftet und abgewischt werden können, reduzieren sie den Papierverbrauch. Sie sind somit eine umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen Notizzetteln und bieten gleichzeitig eine ansprechende und praktische Möglichkeit, den Alltag zu organisieren.

Anwendungsbeispiele für beschreibbare Magnete

Beschreibbare Magnete im Büro

Beschreibbare Magnete sind perfekt für Meetings und Brainstormings. Nutzen Sie sie, um Ideen und Vorschläge zu sammeln, Projekte zu planen oder Arbeitsabläufe zu visualisieren. Sie sorgen für eine strukturierte und kreative Arbeitsatmosphäre.

Beschreibbare Magnete in der Schule

Lehrer und Schüler können von beschreibbaren Magneten profitieren. Sie eignen sich hervorragend für Gruppenarbeiten, um Lerninhalte zu präsentieren oder Aufgaben zu verteilen. Auch im Klassenzimmer können sie für Ordnung und Übersicht sorgen.

Beschreibbare Magnete Zuhause

Ob Einkaufslisten, Essenspläne, Familientermine oder Erinnerungen: Beschreibbare Magnete bieten unzählige Möglichkeiten, den Familienalltag zu organisieren und kreativ zu gestalten. Sie sind zudem ideal für Kinder, um spielerisch den Umgang mit Buchstaben und Zahlen zu erlernen.

Fazit: Beschreibbare Magnete – ein Must-have für jeden Haushalt

Beschreibbare Magnete sind vielseitige, praktische und kreative Helfer, die den Alltag in vielen Bereichen erleichtern. Sie bieten zahlreiche Vorteile, wie Ordnung, Übersicht, Kreativität, Individualität und Nachhaltigkeit. Dabei sind sie für verschiedenste Anwendungsbereiche einsetzbar – ob im Büro, in der Schule oder zu Hause.

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In der heutigen Welt, in der Kreativität und Zusammenarbeit unerlässlich sind, sind Workshops ein effektives Mittel, um Ideen auszutauschen und Probleme gemeinsam zu lösen. Eine der zentralen Herausforderungen bei der Moderation von Workshops ist die Organisation und Visualisierung von Ideen und Informationen. Hier kommen Magnetkarten ins Spiel. In diesem Blogartikel werden wir uns mit Magnetkarten als hilfreiches Werkzeug zur Workshop-Moderation beschäftigen und erklären, wie du den Ablauf optimieren kannst und so jede Moderation meisterst.

Was sind Magnetkarten?

Definition

Magnetkarten sind kleine Karten aus Papier oder Karton, die auf einer Seite magnetisch sind und sich leicht an metallischen Oberflächen wie Whiteboards oder Metalltafeln anbringen lassen. Sie werden häufig in verschiedenen Farben angeboten, sodass sie zur Kategorisierung und Priorisierung von Informationen genutzt werden können.

Einsatzgebiete

Magnetkarten sind ein vielseitiges Werkzeug, das in vielen verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden kann, wie zum Beispiel:

• Brainstorming
• Aufgabenplanung
• Informationsvisualisierung
• Prozessmanagement
• Kategorisierung und Priorisierung von Themen

Vorteile der Verwendung von Magnetkarten in der Workshop-Moderation

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Magnetkarten sind leicht umzupositionieren, was es Moderatoren und Teilnehmern ermöglicht, Ideen und Informationen schnell und einfach zu aktualisieren und neu zu organisieren. Dadurch kann der Workshop dynamisch auf neue Erkenntnisse oder sich ändernde Prioritäten reagieren.

Kollaboration und Teamarbeit

Da Karten physisch und leicht zugänglich sind, fördern sie die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen unter den Teilnehmern. Jeder kann seine Gedanken auf einer Karte festhalten und zur Diskussion beitragen.

Visuelle Klarheit

Die Verwendung von Magnetkarten zur Organisation von Informationen ermöglicht es, Ideen und Zusammenhänge auf einen Blick zu erfassen. Die farbliche Unterscheidung unterstützt dabei, unterschiedliche Themenbereiche oder Prioritäten zu erkennen.

Tipps für den Einsatz von Magnetkarten im Workshop

Vorbereitung

• Stellen Sie genügend Karten in verschiedenen Formen zur Verfügung.
• Bereiten Sie eine ausreichend große magnetische Oberfläche vor, z.B. ein Whiteboard oder eine Metalltafel.

Durchführung

• Führen Sie die Teilnehmer in die Nutzung der Magnete ein und erläutern Sie die Bedeutung der verschiedenen Farben.
• Nutzen Sie die Karten, um den Fortschritt des Workshops zu dokumentieren und die Ergebnisse festzuhalten.

Nachbereitung

• Fotografieren Sie die Magnetkarten, um eine digitale Dokumentation der Ergebnisse zu erstellen.
• Nutzen Sie die Magnetkarten, um in der Nachbereitung des Workshops einen strukturierten Bericht zu erstellen.

Fazit

Magnetkarten sind ein effektives und flexibles Werkzeug zur Moderation von Workshops. Sie unterstützen die Kollaboration, fördern die Visualisierung von Informationen und ermöglichen es, den Ablauf dynamisch an veränderte Bedingungen anzupassen. Wenn Sie also nach einer Methode suchen, um Ihre Workshops zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern, sollten Sie Karten in Erwägung ziehen. In Kombination mit einer durchdachten Planung und guten Moderation können sie wesentlich zum Erfolg Ihrer Workshops beitragen.

Geschäftsprozessmodellierung ist eine zentrale Methode zur Optimierung von Abläufen innerhalb eines Unternehmens. Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Werkzeuge und Techniken zur Modellierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen entwickelt. Dazu gehören digitale und analoge BPMN-Tools, die helfen, Prozesse systematisch und effizient darzustellen und zu analysieren. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen die besten digitalen und analogen Tools (Business Process Model and Notation) vor und helfen Ihnen dabei, das richtige Tool für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

BPMN-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, analysieren und optimieren. BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein Standard für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen, der sowohl von IT-Experten als auch von Fachanwendern leicht verstanden werden kann. BPMN-Tools gibt es in digitaler und analoger Form.

Digitale BPMN-Tools

Digitale BPMN-Tools sind Softwarelösungen, die auf Computern, Tablets oder Smartphones laufen und es ermöglichen, Geschäftsprozesse elektronisch zu modellieren, zu visualisieren und zu analysieren. Sie bieten meist eine Vielzahl von Funktionen, wie zum Beispiel Drag-and-Drop-Elemente, Kollaborationsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Software-Tools.

Analoge BPMN-Tools

Analoge BPMN-Tools beziehen sich auf physische Hilfsmittel zur Geschäftsprozessmodellierung, wie Whiteboards, Flipcharts oder Moderationskarten und Stift. Obwohl sie oft weniger Funktionen bieten als digitale Tools, können sie dennoch eine gute Option für kleinere Projekte oder zur Ergänzung digitaler Werkzeuge sein.

Vorteile von BPMN-Tools

BPMN-Tools bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören:

• Verbesserung der Transparenz und Kommunikation: Durch die grafische Darstellung von Prozessen können alle Beteiligten leichter den Überblick behalten und gemeinsam an Optimierungen arbeiten.
• Effizienzsteigerung: Indem Schwachstellen und Engpässe in Prozessen identifiziert und eliminiert werden, können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Ressourcen besser einsetzen.

• Reduzierung von Fehlern: Die systematische Analyse von Prozessen hilft, Fehlerquellen aufzudecken und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten.
• Standardisierung: Tools ermöglichen die Einhaltung von Branchenstandards und Best Practices, was die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden erleichtert.

Die besten digitalen BPMN-Tools

Aeneis

Aeneis ist eine Business-Process-Management-Software (BPM-Tool), die Unternehmen dabei hilft, Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu optimieren und zu überwachen. Die Suite besteht aus mehreren Komponenten wie dem Portal, dem Modeler und der Workflow-Engine.

Signavio Process Manager

Der Signavio Process Manager ist ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool, das Unternehmen bei der Modellierung, Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und zahlreichen Funktionen eignet sich der Signavio Process Manager sowohl für Einsteiger als auch für Experten.

Bizagi Modeler

Bizagi Modeler ist ein kostenloses BPMN-Tool, das sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Funktionen auszeichnet. Es ermöglicht die einfache Erstellung von BPMN-Diagrammen und bietet Kollaborationsfunktionen für Teams sowie Integrationen mit anderen Softwarelösungen.

Lucidchart

Lucidchart ist ein cloudbasiertes Tool, das sich besonders für die Zusammenarbeit in Teams eignet. Es bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Elementen zur Erstellung von BPMN-Diagrammen und ermöglicht den Import und Export von Dateien in verschiedenen Formaten.

yEd Graph Editor

yEd Graph Editor ist ein kostenloses, vielseitiges Tool, das neben Geschäftsprozessmodellierung auch für die Erstellung von Flussdiagrammen, Netzwerkdiagrammen und Organigrammen verwendet werden kann. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und automatische Layoutfunktionen, die die Erstellung von BPMN-Diagrammen erleichtern.

Die besten analogen Tools

BPMN-Tools für Whiteboards

Whiteboards sind eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Geschäftsprozesse gemeinsam im Team zu visualisieren und zu diskutieren. Dazu sind magnetische Moderationskarten mit den Formen der BPMN, also Rechtecke, Kreise und Quadrate die ideale Ergänzung. Sie sind leicht zugänglich und erlauben eine schnelle Anpassung von Prozessmodellen, ohne dass spezielle Software erforderlich ist.

Pinnwände

Pinnwände eignen sich besonders für die Geschäftsprozessmodellierung in Workshops oder Besprechungen. Sie ermöglichen die schnelle und flexible Darstellung von Prozessen und können anschließend für die Dokumentation oder weitere Bearbeitung digitalisiert werden. Auch hier sind Moderationskarten hilfreich, die bereits durch ihre Form an die BPMN erinnern.

Papier und Stift

Die Verwendung von Papier und Stift ist eine einfache und kostengünstige Methode zur Geschäftsprozessmodellierung. Insbesondere für kleinere Projekte oder für das schnelle Erfassen von Ideen kann diese Methode hilfreich sein.

Magnetische Prozessmodellierungs-Kits

Magnetische Prozessmodellierungs-Kits bestehen aus magnetischen Symbolen und Elementen, die auf Whiteboards oder anderen magnetischen Oberflächen angebracht werden können. Sie ermöglichen eine einfache und flexible Darstellung von Geschäftsprozessen und eignen sich für die Zusammenarbeit im Team.

Der Proboard-Moderationskoffer ist das perfekte BPMN-Tool für die analoge Prozessaufnahme. Er ermöglicht eine einfache und interaktive Modellierung von Prozessen auf Whiteboards im Team. Im Lieferumfang findet sich ebenfalls ein wiederverwendbarer Prozesssteckbrief und eine Anleitung zur Prozesserfassung in 10 Schritten.

Moderationskoffer ansehen

Fazit: Welches ist das richtige für Sie?

Die Wahl des richtigen BPMN-Tools hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Präferenzen ab. Digitale Tools bieten in der Regel umfangreichere Funktionen und Kollaborationsmöglichkeiten, während analoge BPMN-Tools für kleinere Projekte oder zur schnellen Visualisierung von Prozessen hilfreich sein können.

Bei der Auswahl eines digitalen Tools sollten Sie Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis berücksichtigen. Analoge BPMN-Tools hingegen zeichnen sich durch ihre Einfachheit und Flexibilität aus.

In jedem Fall ist es wichtig, das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete BPMN-Tool zu finden, um Ihre Geschäftsprozesse effizient zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren.

Design Thinking ist eine Methode zur innovativen Problemlösung, die sich in den letzten Jahren in der Geschäftswelt immer stärker etabliert hat. Sie ermöglicht es, komplexe Herausforderungen auf kreative Weise anzugehen und Lösungen zu finden, die wirklich funktionieren. Eine der Herausforderungen von Design Thinking ist es, den Prozess effektiv zu moderieren und zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an einem Strang ziehen und das volle Potenzial ausgeschöpft wird.

Hier kommt der Proboard Moderationskoffer ins Spiel. Der Moderationskoffer ist das perfekte Tool für Design Thinking, da er alle notwendigen Materialien und Werkzeuge enthält, um den Design-Thinking-Prozess zu moderieren und zu dokumentieren. Der Koffer enthält unter anderem Moderationskarten, Stifte, Klebezettel, Scheren, Klebeband und vieles mehr.

Was ist Design Thinking?

Design Thinking ist eine Methode, die auf der Annahme basiert, dass eine gute Idee durch die Einbeziehung von Nutzern und Empathie entsteht. Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung, sondern auch um die Schaffung eines besseren Nutzererlebnisses. Der Design-Thinking-Prozess besteht aus mehreren Schritten, von der Ideenfindung bis hin zur Implementierung der Lösung.

Vorteile von Design Thinking

Design Thinking hat zahlreiche Vorteile, die es zu einer der wichtigsten Methoden zur Problemlösung gemacht haben. Eine der größten Stärken von Design Thinking ist die Fähigkeit, komplexe Probleme zu vereinfachen. Indem man das Problem von verschiedenen Perspektiven betrachtet, kann man eine Lösung finden, die auf die Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt ist. Darüber hinaus fördert Design Thinking eine Kultur der Zusammenarbeit und des Experimentierens. Dadurch können Unternehmen schneller auf neue Entwicklungen reagieren und Innovationen vorantreiben.

Design-Thinking-Tools

Design Thinking ist nicht nur eine Methode, sondern auch ein Set von Werkzeugen, die dabei helfen können, den Design-Thinking-Prozess zu durchlaufen. Einige der wichtigsten Tools sind beispielsweise die Persona-Entwicklung, die Customer Journey Map und das Prototyping. Diese Tools ermöglichen es, die Bedürfnisse der Nutzer zu verstehen, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln, die wirklich funktionieren.

Design Thinking mit dem Proboard Moderationskoffer

Der Proboard Moderationskoffer ist ein hervorragendes Tool,
um den Design-Thinking-Prozess effektiv zu moderieren und zu dokumentieren. Die enthaltenen Materialien ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Ideen schnell auf Moderationskarten festzuhalten, diese zu sortieren und zu organisieren. Auch die Zusammenarbeit und Diskussion der Ideen wird durch die Verwendung von Klebezetteln und Moderationskarten erleichtert.

Darüber hinaus bietet der Moderationskoffer auch Tools zur Dokumentation des Design-Thinking-Prozesses. Mit den enthaltenen Stiften und Klebeband können Ideen auf einer Whiteboard-Oberfläche festgehalten werden, um den Prozess und die Ergebnisse später nachvollziehen und auswerten zu können.

Fazit

Design Thinking ist eine wertvolle Methode, um komplexe Probleme zu lösen und Innovationen voranzutreiben. Durch die Einbeziehung von Nutzern und die Betrachtung von verschiedenen Perspektiven können kreative Lösungen gefunden werden. Der Proboard Moderationskoffer ist dabei ein nützliches Tool, das den Design-Thinking-Prozess effektiv moderiert und dokumentiert. Mit den enthaltenen Materialien und Werkzeugen können Ideen schnell festgehalten und sortiert werden. Darüber hinaus ermöglicht der Koffer eine effektive Zusammenarbeit und Diskussion der Ideen. Wenn Sie also nach einem Tool suchen, das Ihnen dabei hilft, den Design-Thinking-Prozess zu verbessern und zu optimieren, ist der Proboard Moderationskoffer eine hervorragende Wahl.

Prozesse spielen in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Die Prozessaufnahme schafft Transparenz, zeigt Verantwortlichkeiten, erleichtert das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern und ermöglicht die Verkürzung von Auftrags- und Durchlaufzeiten. Vor allem in mittelständischen Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter häufig mehrere Prozessrollen einnimmt, kann die Aufnahme der Geschäftsprozesse viel Potenzial zur Verbesserung der Ablauforganisation aufzeigen. Wir zeigen Ihnen, dass eine Prozessaufnahme leicht gemacht ist.

Ziele der Prozessaufnahme

• Erheben Sie die aktuelle Ist-Situation
• Beschreiben Sie den aktuellen Ist-Prozess
• Stecken Sie die Grenzen des Prozesses ab
• Identifizieren Sie die Schwachstellen des Prozesses

Lieferumfang für die Prozessaufnahme

Der Lieferumfang des Moderationskoffers basiert auf langjähriger Erfahrung bei der Prozessaufnahme nach der BPMN und der EPK Notation. Proboard leitet Sie zu einem neuartigen, interaktiven Vorgehen zur Aufnahme von Prozessen an. Prozessexperten versammeln sich am Whiteboard, um den Prozess gemeinsam zu erarbeiten. Die Methode wird durch den Proboard Prozesssteckbrief unterstützt, der jedem Moderationskoffer beiliegt. 

Mit den hochwertigen magnetischen Moderationskarten kann das Flussdiagramm interakiv erarbeitet und dabei jederzeit angepasst und verschoben werden. Die angenehme Haptik der hochwertigenAcrylglas-Formen lädt alle Workshop-Teilnehmer dazu ein, mit den Prozessen zu arbeiten und mit der BPMN oder EPK Notation zu experimentieren.

Die Proboard Moderationskarten zur Prozessaufnahme eignen sich jedoch nicht nur zur Erstellung des BPMN oder EPK Flussdiagramms sondern sind sehr vielseitig einsetzbar. Weitere Anwendungsgebiete des Moderationskoffers sind Brainstorming, SCRUM, Shopfloor Boards, Wertstromanalyse und vieles mehr.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Flussdiagramm nach BPMN, BPMN 2.0 oder EPK aufnehmen wollen. Mit der Proboard Methode wird Ihr Prozess-Workshop sicher zu einem Erfolg. Mit Hilfe von Wertstromdesign können Sie Ihre Prozesse neu gestalten und optimieren. Der Proboard Moderationskoffer ist flexibel für Ihre Einsatzszenarien verwendbar.

Weitere Tipps für die Prozessaufnahme

Identifizieren Sie die richtigen Prozessgrenzen

Definieren Sie nicht nur, welche Prozesse bei der Prozessaufnahme aufzunehmen und zu dokumentieren sind, sondern auch um welche Prozesse es bei der Prozessaufnahme nicht geht. Leiten Sie aus diesem Ziel die Agenda des Workshops ab. Je genauer Sie dieses Ziel im Vorfeld herausarbeiten, desto klarer wird es während des Prozessaufnahme-Workshops für Sie und Ihre Teilnehmer, um welche Prozesse es geht. Unsere Erfahrung zeigt, dass Sie sonst Gefahr laufen, im Verlauf des Prozessaufnahme-Workshops mehrfach über die Frage zu stolpern, um welche Prozesse und Themen es geht und welche nicht.

Zusammengefasst hat das Setzen von Grenzen folgende Vorteile:

• Durch feste Grenzen/Leitplanken können Sie deutlich fokussierter arbeiten, und verbessern dadurch das Ergebnis der Prozessaufnahme
• Der Moderator tut sich einfacher dabei, die Workshop-Teilnehmer auf das richtige Thema zu lenken
• Sollte ein Teilnehmer vom Thema abschweifen, kann der vom Moderator schneller zurückgeholt werden
• Sie haben im Workshop die Möglichkeit, die im Vorfeld gesetzten Grenzen mit der Realität abzugleichen

Wählen Sie die richtigen Teilnehmer für die Prozessaufnahme

Die Wahl der richtigen Workshop-Teilnehmer ist für eine erfolgreiche Prozessaufnahme wesentlich. Sie benötigen die unterschiedlichsten Wissensträger. Diese sollten sowohl über das notwendige Fachwissen als auch das notwendige Strategiewissen verfügen, um die Zusammenhänge der Prozesse zu kennen. Dabei haben Führungskräfte meist ein solides Fachwissen aber dafür weniger Detailwissen. Auf der anderen Seite kennen Facharbeiter die Abläufe meist im Detail, haben dafür aber weniger Verständnis für prozessübergreifenden oder strategische Zusammenhänge.

Aus diesem Grund sollten Sie versuchen, unterschiedliche Hierarchiestufen an den Prozessaufnahme zu beteiligen. Die genaue Zusammensetzung der Teilnehmer ist natürlich vom Zweck der Prozessaufnahme abhängig.

Ist das Ziel eine möglichst detaillierte Prozessaufnahme auf Ebene der Arbeitsschritte, sollten Sie die Teilnehmer mit dem tiefsten Prozesswissen in Ihre Interviews integrieren. Steht dagegen die Harmonisierung der Schnittstellen und das Erkennen bereichsübergreifender Zusammenhänge bezogen auf die Wertschöpfungskette im Vordergrund, sollten Sie eher versuchen Teilnehmer auf höherer Hierarchiestufe für Ihre Prozessaufnahme zu gewinnen.

Sammeln Sie alle Prozessvarianten

Je mehr Teilnehmer an der Prozessaufnahme beteiligt sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie für die gleiche Tätigkeit unterschiedliche Vorgehensweisen erfassen. Berücksichtigen Sie bei der Prozessaufnahme alle Varianten, auch wenn Sie nicht alle direkt visuell abbilden müssen. Damit stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer wertgeschätzt fühlen und weiter aktiv bei der Prozessaufnahme mitarbeiten.

Sie verlieren keine Informationen, die Sie eventuell noch für spätere Prozessoptimierungen benötigen. Hinterfragen Sie immer kritisch, warum eine weitere Vorgehensweise und damit eine Prozessvariante existiert.

Binden Sie unterschiedliche Perspektiven ein

Versuchen Sie sowohl diejenigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in die Prozessaufnahme einzubinden, die den Prozess ausführen, als  auch die Mitarbeiter, die die Rahmenbedingungen für den Prozess schaffen oder die Tools zur Verfügung stellen, damit der Prozess überhaupt funktionieren kann.

Dazu gehört natürlich die IT aber z.B. auch das Controlling, z.B. für die Erhebung von Kennzahlen. Oft lassen sich Prozessschwächen einfach auf die mangelnde Kommunikation zwischen den Verbundstellen zurückführen. Kennt die IT immer noch die genauen Anforderungen an die IT-Tools oder gibt es vielleicht schon eine Lücke zwischen bereitgestellter Lösung und Anforderung des Fachbereichs? Damit es nicht während der Prozessaufnahme zu vorschnellen Aussagen wie „Das geht nicht!“, sollten Sie sicherstellen, dass von den Verbundstellen, der wichtigsten Support-Prozesse ebenfalls Wissensträger anwesend sind.

Nur so können Sie alle Optionen durchdenken und haben die Gewissheit, dass das Ergebnis der Prozessaufnahme auch tatsächlich die Realität widergibt. Oft ist ein mangelnder Informationsaustausch zwischen den Schnittstellen oder einfach eine fehlende Kommunikation die Ursache für Prozessschwächen.

Valdieren Sie das Ergebnis der Prozessaufnahme

Damit Prozessaufnahme Workshops erfolgreich durchführen können, sollten Sie die Teilnehmeranzahl auf maximal 5-7 Teilnehmer begrenzen. Wählen Sie die am besten geeigneten Wissensträger aus den einzelnen Unternehmensbereichen aus. Die Aufgabe dieser Wissensträger ist es, ihren Bereich oder ihr Team repräsentieren können.

Dabei sollten Sie immer im Auge behalten, dass ein Workshop zur Prozessaufnahme nur eine bessere Stichprobe ist. Weisen Sie deshalb die Teilnehmer immer wieder darauf hin, dass Sie nach Möglichkeit die Realität wiedergeben sollten.

Versuchen Sie das Ergebnis Ihrer Prozessanalyse einem Realitätscheck zu unterziehen. Dazu sollten Sie das Ergebnis mit weiteren Wissensträgern abstimmen. Auf diesem Weg können Sie überprüfen, ob wichtigen Informationen vergessen wurden.

Sie können das Ergebnis der Prozessaufnahme mit der Bitte um Feedback an zusätzliche Reviewer senden. Das ist zwar die einfachste Herangehensweise in der Abwicklung, birgt aber das große Risiko, dass die Leser die Prozessdokumentation missinterpretieren. Zu diesem Problem kann es leider immer bei nicht eindeutig modellierten Prozessen kommen. Um Rückfragen oder Missinterpretationen zu vermeiden, sollten Sie den Realitäts-Check in einem gemeinsamen Termin durchführen, in dem Verständnisfragen und alle offenen Punkte sofort geklärt werden können.

Bringen Sie Ihr Prozessteam in Bewegung!

Was sind Ablaufdiagramme

Ablaufdiagramme und Ablaufgraphen sind Instrumente der Ablaufplanung. Sie sind eine graphische Darstellung zur Veranschaulichung organisatorischer Zusammenhänge und logischer Abfolgen, wodurch sowohl die zeitliche Abfolge als auch die gegenseitige Abhängigkeit der einzelnen Arbeitsschritte übersichtlich dargestellt werden. Ablaufdiagramme kommen immer dann zum Einsatz, wenn es in Geschäftsabläufen und Arbeitsprozessen zu Problemen kommt oder mangelnde Transparenz festgestellt wird.

Die visuelle Darstellung von geschäftlichen Ablaufdiagrammen, wichtigen Abläufen und organisatorischen nimmt stetig an Bedeutung zu, weil sie eine klare Darstellung logischer Strukturen und zeitlicher Operationsabläufe gestatten. Einige Beispiele für Ablaufdiagramme im geschäftlichen Kontext sind:

• Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Prozessbewertung- und Optimierung
• Qualitätszertifizierung nach ISO 9000
• Darstellung der Personalstruktur
• Planung von Netzwerken
• Ursache-Wirkungs-Diagramme

Allen Ablaufdiagrammen ist gleich, dass sie die sachliche Struktur und zeitliche Reihenfolge eines Vorgangs oder Problems visuell verständlich abbilden wollen.

Tipp 1: Wähle das passende Tool aus

Mit dem richtigen Vorgehen, den passenden Tools und ein paar gezielten Tipps können mit Hilfe von Ablaufdiagrammen komplexe Abläufe und Prozesse in einer einfachen und verständlichen Weise abgebildet werden. So erhalten die Leser eine schnelle Übersicht über sonst schwer nachzuvollziehende Sachverhalte. Ablaufdiagramme sind ein tolles Werkzeug zum Herunterbrechen schwierig zu verstehender Prozesse in begreifbare visuelle Diagramme. Bei der Diagrammart Ablaufdiagramm werden meist nur wenige, genau definierte Symbole verwendet, um die Komplexität gering zu halten.

Tipp 2: BPMN-Ablaufdiagramme verwenden

Mit dem Proboard Moderationskoffer, der nach dem internationalen Notationsstandard BPMN konzipiert wurde, können Sie Ablaufdiagramme jeglicher Art modellieren. In diesem Artikel finden Sie ein paar Beispiele von Ablaufdiagrammen, die mit den magnetischen Proboard Moderationskarten erstellt wurden. 

Die Modellierung der Ablaufdiagramme nach der BPMN unterscheiden sich nur unwesentlich von anderen Prozessdiagrammen. Der Prozessfluss wird mit Hilfe von abgerundeten Rechtecken, Rauten und Kreisen dargestellt, die in jeder Notation leicht unterschiedliche Bedeutungen haben. Die Darstellung der Ablaufdiagramme kann mit den Proboard Moderationskarten standardisiert und damit anschaulich erfolgen.

Tipp 3: Finden deinen Mittelweg und lege das Flowchart-Format fest

Das Erstellen eines erfolgreichen Ablaufplans bedeutet einen Mittelweg zu finden zwischen der Information, die vermittelt werden soll, und der Einfachheit, mit der sie präsentierst wird. Diesen Grundsatz sollte man bei der Erstellung von Ablaufdiagrammen immer befolgen.

Schreiben Sie nur Ihre Kerngedanken auf. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Ablaufdiagramm ist dessen Lesbarkeit. Stellen Sie sicher, dass die Aussagen Ihrer Kernvorstellungen einfach sind und dass die Entwicklung von Konzept zu Konzept in einfachen Schritten erklärt ist. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihre Kernbotschaft durch das erstellte Ablaufdiagramm vermittelt wird. Die Verständlichkeit und Lesbarkeit des Diagramms profitieren zusätzlich von klaren Start- und Endpunkten.

Du kannst Ablaufdiagramme mit und ohne Swimlanes erstellen. Ein Standard-Ablaufdiagramm bricht einen Prozess nach seinen Schlüsselkonzepten und erforderlichen Handlungen herunter. Wenn mehrere Abteilungen, Rollen, Gruppen oder Unternehmen in dem im Diagramm beschriebenen Ablauf involviert sind, dann helfen die Swimlanes (Schwimmbahnen) zu verdeutlichen, wer was tun muss. Jeder Schritt des Ablaufdiagramms wird in der Swimlane platziert, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.

Swimlanes werden entweder horizontal oder vertikal angeordnet. Der Anfangspunkt ist immer die obere linke Ecke des Ablaufdiagramms.

In sehr komplexen Prozessen, kann der Verlauf der Swimlanes schwierig zu entwerfen sein, wenn der Ablauf ständig zwischen Abteilungen hin- und herspringt. Dies kann manchmal zu konfusen Diagrammen führen. Aus diesem Grund sollten die Swimlanes erst ganz zum Schluss in das Diagramm eingefügt werden.

Tipp 4: Gestalte dein Ablaufdiagramm immer erst analog

Bevor Sie mit dem Entwurf deines Ablaufdiagramms in einer Software oder einem BPM-Tool beginnen, solltest du es analog an einem Whiteboard aufnehmen. Starten an einem leeren Board und erweitere das Diagramm nach unten rechts.

Die meisten Ablaufdiagramme agieren in einem einfachen binären Prinzip. An Stellen während des Prozesses, an denen Abweichungen auftreten, wird dem Leser eine Ja- oder Nein-Frage gestellt. Die Antwort leitet den Leser zum nächsten Symbol im Prozessfluss.

Verwende verschiedene Formen, um verschiedene Arten von Konzepten oder Entscheidungen darzustellen. Das Hinzufügen visueller Stichwörter wird in Bezug auf Lesbarkeit und Verständlichkeit helfen.

Tipp 5: Trenne komplexe Prozesse

Wenn Bereiche deiner Ablaufdiagramme zu dicht werden, trenne Sie die Unterprozesse in ein neues Ablaufdiagramm ab. Füge Sie im ursprünglichen Ablaufdiagramm eine Form als Referenz auf den Unterprozess ein und lassen Sie den Leser darauf zurückkommen, wenn er auf den erweiterten Bereich kommt.

Schritt 1: Prozesse analysieren und definieren

Bevor Sie Ihre Prozesse digitalisieren, sollten Sie diese gründlich analysieren und definieren. Was läuft bereits digital und wo gibt es Schwachstellen? Welche Prozesse eignen sich überhaupt für eine Digitalisierung? Erstellen Sie eine Liste der Prozesse, die digitalisiert werden sollen, und ordnen Sie diese nach Prioritäten.

Schritt 2: Werkzeuge und Systeme auswählen

Sobald Sie Ihre Prozesse analysiert und priorisiert haben, geht es daran, geeignete Werkzeuge und Systeme auszuwählen. Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse helfen können. Wichtig ist, dass diese gut aufeinander abgestimmt sind und Ihre individuellen Anforderungen erfüllen.

Schritt 3: Prozesse digital abbilden

Die eigentliche Digitalisierung Ihrer Prozesse beginnt jetzt. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Prozesse genau abbilden und Ihre Mitarbeiter darin schulen, wie sie diese digitalen Prozesse nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Handhabung sind dabei unverzichtbar.

Schritt 4: Optimierung und Automatisierung

Sobald Ihre Prozesse digital abgebildet sind, können Sie diese optimieren und automatisieren. So können beispielsweise bestimmte Arbeitsschritte automatisch durchgeführt werden oder Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen automatisch versendet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen.

Schritt 5: Kontinuierliche Verbesserung

Die Digitalisierung Ihrer Prozesse ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, Ihre digitalen Prozesse kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern. Analysieren Sie regelmäßig die Daten und treffen Sie auf dieser Basis Entscheidungen zur Optimierung Ihrer Prozesse.

Magnetische Moderationskarten für die analoge Erfassung von Prozessen

Bevor Sie Ihre Prozesse digitalisieren, kann es sinnvoll sein, diese zunächst analog zu erfassen. Hierfür eignen sich magnetische Moderationskarten hervorragend. Diese können beispielsweise für die Prozessmodellierung oder die Erstellung von Flussdiagrammen verwendet werden. Die Karten können einfach verschoben und neu angeordnet werden, um verschiedene Szenarien zu testen. Dadurch wird die Effizienz und Qualität Ihrer Prozesse verbessert. Wenn Sie Ihre Prozesse anschließend digitalisieren möchten, können Sie die Daten einfach übertragen. Der Proboard Moderationskoffer enthält einen umfangreichen Satz von magnetischen Moderationskarten, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Prozesse erfolgreich zu erfassen und zu optimieren. Der Koffer enthält verschiedene Arten von Karten, die speziell für die Prozessmodellierung, die Projektplanung und die Teamarbeit entwickelt wurden.

Die Karten sind aus hochwertigem Material gefertigt und sind robust genug, um den täglichen Gebrauch zu überstehen. Sie sind außerdem magnetisch, so dass sie auf Whiteboards oder anderen magnetischen Oberflächen befestigt werden können. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung und eine schnelle Anpassung von Prozessen.

Durch den Einsatz von magnetischen Moderationskarten können Sie Ihre Prozesse effektiver und effizienter gestalten. Sie können Ihre Ideen schnell visualisieren und verschiedene Szenarien testen. Dies führt zu besseren Ergebnissen und schnelleren Entscheidungen.

Fazit

Die Digitalisierung von Prozessen kann ein komplexer Prozess sein, der Zeit und Ressourcen erfordert. In diesem Artikel haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Prozesse in fünf Schritten erfolgreich digitalisieren können. Zusätzlich haben wir die Vorteile von magnetischen Moderationskarten erwähnt, die Ihnen bei der analogen Erfassung Ihrer Prozesse helfen können. Wenn Sie auf der Suche nach hochwertigen magnetischen Moderationskarten sind, empfehlen wir Ihnen den Proboard Moderationskoffer. Mit diesem Koffer können Sie Ihre Prozesse effektiv erfassen und optimieren, um Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern und Ihre Ziele zu erreichen.

Aber was gelangen Sie zur perfekten Prozessdokumentation und was zeichnet sie aus?
Wie schaffen Sie es, dass Ihre Prozessdokumentation Nutzen für Ihre Mitarbeiter stiftet?

Eine Prozessdokumentation ist dann gut, wenn alle Mitarbeiter von ihr profitieren. Eine perfekte Prozessdokumentation erreichen Sie nur, wenn bei der Erstellung alle relevanten Mitarbeiter ihr Wissen eingebracht haben. Die dokumentierten Prozesse entfalten auch nur dann einen dauerhaften Nutzen, wenn sie aktuell sind und wenn sie dauerhaft in Ihren Arbeitsalltag integriert werden.

Damit Sie diese Ziele erreichen, haben wir in diesem Beitrag 5 Praxistipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die perfekte Prozessdokumentation erstellen und diese zu einem festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags machen.

Tipp 1 – Ziel der Prozessdokumentation definieren

Bevor Sie mit der Prozessdokumentation beginnen, sollten Sie sich kurz Gedanken darüber machen, was Sie mit der Dokumenation der Prozesse erreichen wollen. Dabei ist es völlig legitim, dass unterschiedliche Prozesse auch unterschiedliche Zielsetzungen bei der Prozessdokumentation haben. Sehen Sie die Prozessdokumentation immer als Mittel zum Zweck – und der heiligt ja bekanntermaßen die Mittel. Passen Sie Form und Detaillierungsgrad der der Dokumentation also immer an das festgelegte Ziel an. Mögliche Ziele könnten z.B. sein:

• Bestimmung des Projektvorgehens mit Hilfe eines temporären Prozesses
• Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis für Prozessmitarbeiter
• Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis innerhalb des Managements
• Prozessdokumentation im Hinblick einer ausstehenden Zertifzierung oder eines Audits
• Prozessmodellierung für eine an­ste­hen­de IT-Un­ter­stüt­zung oder einer IT-Systemeinführung
• Detaillierte Workflow-Modellierung mit dem Ziel einer Prozessautomatisierung (voll­stän­di­ge BPMN Mo­del­lie­rung im Sinne einer technischen Prozessbeschreibung)
• Prozessaufnahmen mit dem Ziel der Reduzierung der Prozessvarianten
• Aufdecken von Prozessfehlern (entscheidend, ob Happy path ausreicht oder alle Verzweigungen und Eventualitäten dokumentiert werden müssen)

Die oben genannten Beispiele geben Ihnen in jedem Fall Hinweise darauf, welche Flug­hö­he, welche Notation und welcher Detaillierungsgrad für die anstehende Prozessdokumenation gewählt werden sollte. Machen Sie sich ein klares Bild darüber, wer die zukünftige Zielgruppe ist. Handelt es sich um Leser auf den Fachbereichen oder handelt es sich um IT-Spezialisten? Dann passen Sie auch die Darstellung und Dokumentation der Prozesse dahingehend an.

Tipp 2: Visuelle, nutzerorientierte Prozessdokumentation erstellen

Versetzen Sie sich selbst in die Lage der Prozessmitarbeiter und stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wann und warum sollten die Prozessmitarbeiter oder das Management die Prozessdokumentation lesen wollen?
• Welche Fragestellungen soll die Prozessdokumentation beantworten?
• Wie sollte die Dokumentation beschaffen sein, damit Sie für die Leser den größten Nutzen stiftet?
• Wie könnten Sie sich selbst am besten orientieren?
• Wie könen Sie die Prozesse aufbereiten, damit sie gut lesbar und einfach zu verstehen ist?
• Welche Informationen sind für die Leser handlungsleitend?
• Welcher Detaillierungsgrad ist der richtige? Was kann weggelassen werden?

Wenn Sie bei der Beantwortung der Fragen stets die Perspektive der zukünftigen Nutzer einnehmen, werden Sie sicher die richtigen Schlüsse aus den Antworten ziehen, bevor Sie die die Art der Prozessaufnahme und die Form Ihrer zukünftigen Prozessdokumentation festlegen.

In den meisten Fällen ist die Antwort nämlich sehr naheliegend.

• Arbeiten Sie mit möglichst mit visuellen und einfach zu verstehenden Elementen.
• Machen Sie aus der Prozessdokumentation keine Wissenschaft.
• Dokumentierten Sie in einfacher Sprache.
• Vermeiden Sie unnötige Komplexität bei der Prozessaufnahme.
• Bilden Sie nur das ab, was tatsächlich der Realität entspricht.
• Arbeiten Sie bei der Prozessaufnahme und in Prozess-Workshops mit einfachen, interaktiven und haptischen Moderationsmethoden, um alle Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Das garantiert Ihnen ein gutes Ergebnis und eine akzeptierte Prozessdokumentation.

Tipp 3: Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation

Es klingt auf den ersten Blick banal, jedoch wird mangelnde Disziplin bei der Dokumentation häufig zum Stolperstein bei der Verwendung ebendieser. Lernen Sie, jedes Ergebnis aus Besprechungen, Abstimmungen, Workshops und Krisensitzungen in der Prozessdoku festzuhalten. Es gibt neue Beschlüsse und Projektergebnisse => ab damit in die Prozessdokumentation. Nur so gelingt es Ihnen, neue Erkenntnisse in die Abläufe Ihrer Organisation einzubringen. Dabei sollte es auch egal sein, ob es kurze, informelle Absprachen an der Kaffeemaschine oder Meetings sind.

Das ist für Sie sicher anfangs eine Umgewöhnung, doch diese wird sich auszahlen. Während Meetings sollten Ihre Mitarbeiter lernen Änderungen und Hinweise direkt in Ihre Prozessdokumentation einzuarbeiten. Ein Prozessschritt wird nun durch eine andere Prozessrolle durchgeführt? Vermerken Sie das direkt im Prozess! Es gibt eine neue Projekt-Vorlage? Aktualisieren Sie die Prozessdoku!

Im ganzen Unternehmen muss klar sein: Prozesse werden so durchgeführt, wie sie in der Prozessdokumentation beschrieben sind. Immer wenn Probleme auftreten, wird synchron die Prozessbeschreibung angepasst. Damit wird sichergestellt, dass Prozessmitarbeiter dieser Beschreibung folgen können.

Tipp 4: Schnittstellen im Prozessdesign optimieren

Die größten Schwachstellen in Prozessen sind Schnittstellen. Als Schnittstellen werden die Bereiche der Prozesse bezeichnet, an denen der Prozess- bzw. der Informationsfluss von einem Mitarbeiter an den nächsten übergeben wird. Oft werden hier auch Abteilungsgrenzen überschritten. An diesen Stellen werden Daten, Informationen oder Produkte von einer Abteilung in eine andere Abteilung übermittelt. Dort, wo eine solche Übergabe stattfindet, entstehen am häufigsten Fehler. Gründe hierfür sind z.B.:

• Informationen gehen verloren
• die falschen Daten oder Erzeugnisse werden übergeben
• es ist nicht klar, in welcher Menge und Qualität die Übergabe erfolgen soll
• fehlende oder unzureichende Kommunikation
• Daher unser Tipp: Nicht vergessen: Halten Sie Verbesserungspotenziale und hilfreiche Hinweise im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung direkt fest.

Schnittstellen wenn möglich minimieren

Schnittstellen in Prozessen sind Übergabepunkte und diese sind immer Punkte, an denen Fehlerpotential besteht. Wenn möglich sollten Sie Schnittstellen in den Prozessen auf ein Mindestmaß reduzieren. Wie geht das? Arbeiten Sie mit den Prozessbeteiligten so lange am Prozessdesign, bis Sie die Aufgabendurchführung so verteilt haben, dass jede Prozessrolle genau die Aufgaben durchführt, die aus Sicht eines reibungslosen Prozessflusses optimal sind. Dabei kann es notwendig sein, dass Prozessrollen Aufgaben aus anderen Abteilungen übernehmen. Mitarbeiter, Führungskräfte und Abteilungsleiter müssen hier ihre bisherigen Hoheitsgebiete hinten an und ein Prozessdesign im Sinne des Gesamtziels in den Vordergrund stellen. Die Rolle eines starken, abteilungsübergreifenden Prozessmanagers ist hier von großem Vorteil. Diesen sollten Sie in Ihrem Unternehmen organisatorisch positionieren.

Schnittstellen sauber definieren

Definieren Sie klare Schnittstellen – also eindeutige Übergabepunkte – im Prozessdesign. Wer muss wann, welchen Output an wen, in welcher Menge, Qualität und Form liefern. Nur wenn die Antworten auf diese Fragen eindeutig aus der Prozessdokumentation hervorgehen ist allen Beteiligten klar, wie der Prozess zu durchlaufen ist. Diese klare Definition der Schnittstellen werden auch Service Level Agreements (SLAs) genannt und sind ein super Hilfsmittel, um Abstimmungsprobleme an den Übergabepunkten zu vermeiden.

Alle Schnittstellen an einen Tisch bringen

Für eine gute Prozessdokumentation müssen Sie alle Schnittstellen an der Prozessdokumentation beteiligen. Ihr Ziel muss es sein, aus den einzelnen Teilprozessen und Abteilungsgrenzen auszubrechen. Sie müssen die Rollen „links und rechts der Schnittstelle“ an einen Tisch bringen, um ein gemeinsames, optimales Prozessdesign zu erarbeiten. So können die Prozessbeteiligten eindeutige Übergabepunkte definieren. Nur eine Schnittstelle, die von allen beteiligten Parteien abgesegnet wurde, ist auch eine gute Schnittstelle.

Tipp 5: Regelmäßige, abteilungsübergreifende Prozessaudits

Ihre Aufwände und Bemühungen zur Erstellung der Prozessdokumentation dürfen kein einmaliges Ereignis sein. Prozesse und die in diesen hinterlegten Regeln und Hilfsmittel müssen in regelmäßigen Abständen von den Prozessteams erneut hinterfragt werden. Prüfen Sie immer wieder, ob das Prozessdesign noch für die aktuellen Gegebenheiten passend ist. Gehen Sie hierzu den dokumentierten Prozess Schritt für Schritt durch und prüfen Sie, ob die Prozessmitarbeiter im Arbeitsalltag in der Dokumentation noch die passenden Regelungen, Entscheidungshilfen und Arbeitsmittel vorfinden. Stellen Sie für diese kleinen Prozessaudits ein passendes Team aus Prozessexperten zusammen. Am besten spricht eine Person den Prozess Schritt für Schritt durch, alle anderen kommentieren die Prozessbeschreibung stillschweigend. Im Anschluss führen Sie, moderiert durch den Prozessverantwortlichen, die Ergebnisse zusammen und passen die Prozessbeschreibung gegebenenfalls an. Ein nützlicher Nebeneffekt der Aktualisierung ist der Schulungseffekt. Alle Teilnehmer lernen den Prozess immer besser kennen und werden zu Prozessexperten. Verankern Sie diese abteilungsübergreifenden Prozessworkshops fest in Ihrer Unternehmensorganisation, um dauerhaft von der Prozessdokumentation zu profitieren.

Tipp 6: Mit Hilfe von Prozessdokumentation prozessorientiert denken und handeln

Auch bei internen Audits gilt: Brechen Sie Silos im Unternehmen auf und betrachten Sie nicht die einzelnen Fachbereiche, sondern den gesamten Prozess. Führen Sie Ihre Audits prozessorientiert durch, um so nah wie möglich an der Arbeitsrealität zu auditieren. Beachten Sie insbesondere die erfolgskritischen Prozessschritte und Übergaben zwischen verschiedenen Prozessrollen. Hierbei kann Sie unsere leichtgewichtige Audit-Applikation unterstützen.

Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer die Frage „Welche Prozessbeschreibung betrifft das?“ und aktualisieren Sie diese entsprechend. So kann das beschlossene Ergebnis wirksam kommuniziert und umgesetzt werden.

Die Prozessbeschreibung ist zwar richtig, allerdings nutzen Ihre Mitarbeiter diese nicht im Alltag und es entstehen Probleme? Zeit für eine Schulung – schaffen Sie Bewusstsein für die Prozessbeschreibung und vermitteln Sie Erleichterung im Arbeitsalltag. 

Mit einer Magnettafel Wichtiges im Blick behalten

Magnettafeln sind effektive Helfer, die den Büroalltag in den unterschiedlichsten Situationen erleichtern. Als Gedächtnisstütze, Notizensammlung sowie Projekt- oder Wochenplaner helfen Sie verschiedene Büroabläufe zu strukturieren und zu organisieren. Ebenfalls erleichtern sie Präsentationen und Moderationen und eignen sich optimal für ein Brainstorming, bei dem alle Ideen blitzschnell an der Magnettafel gesammelt und aufgeschrieben werden können. Durch Ihre magnethaftende Oberfläche können mit Magneten alle Notizen und Unterlagen an der Magnetpinnwand angeheftet werden ohne einen Schaden zu verursachen, wie beispielsweise durch Pinnadeln. Magnettafeln lassen sich im Büro, Besprechungsraum, Gastronomie oder Empfangsbereich vielseitig einbringen und bieten viele Gestaltungsmöglichkeiten. Kaufen Sie jetzt eine Magnettafel, um Ihren Büroalltag zu erleichtern und zu verschönern!

Merkzettel, Visitenkarten und amüsante Motivationssprüche – auf einer Magnettafel finden allerlei Informationen ihren Platz. Solange die Magnettafel im Blickfeld ist, sind alle darauf gepinnten Angaben zugänglich. Eben diese Eigenschaft macht die ansonsten schlichte Tafel im chaotischen Alltag so unerlässlich. Wissen ist schließlich Macht und Magnettafeln entwickeln sich schnell zu einem grandiosen Informationshub.

Der besondere Vorteil einer Magnettafel: Die darauf gepinnten Dokumente werden nicht beschädigt. Während Reißzwecken unattraktive Löcher hinterlassen, bleibt auf der Magnetwand alles heile. Abgesehen davon können Sie die Papiere nach Lust und Laune verschiebenund neu anordnen. Das macht Magnettafeln zu äußerst anpassungsfähigen Präsentationsmedien.

Wo werden Magnettafeln am besten platziert?

Je nach Belieben können Sie Magnettafeln an der Wand montieren, auf dem Schreibtisch positionieren oder auf den Boden stellen. Vielleicht fällt Ihnen auch etwas völlig anderes ein.

Wandmontage empfiehlt sich für Büroräume, Empfangshallen und andere Orte, an denen sich der permanente Aushang lohnt. Die Tafel sollte so hoch angebracht werden, dass die obere Kante in etwa auf Blickhöhe ist. So können Mitarbeiter, Kunden und Gäste immer einen Blick auf neue Informationen oder wichtige Telefonnummern werfen.

Damit Sie die Magnettafel sicher auf dem Schreibtisch stationieren können, sind kleine Aufsteller nötig. Es gibt jedoch auch spezielle Modelle, die sich unmittelbar aufstellen lassen. Direkt beim Arbeitsplatz ist die Magnettafel eine erstklassige Hilfe bei der Koordination täglicher Aufgaben. Dort finden beispielsweise To-do-Listen, Erinnerungen und inspirierende Bilder Platz. Außerdem ist es wunderbar motivierend, erreichte Ziele abzuhaken und den Beweis des persönlichen Erfolgs ständig an der Magnetwand bewundern zu können.

Magnettafeln, die auf den Boden gestellt werden, verfügen in der Regel über praktische Rollen. Das macht sie perfekt für den mobilen Einsatz im ganzen Büro oder auf Messen. Außerdem können Sie beschreibbare Magnettafeln während eines Meetings verwenden, um den Fortschritt festzuhalten – anschließend schieben Sie die Ergebnisse dann einfach mit der Magnettafel in den Raum, in dem sie gebraucht werden. Das ist überaus praktisch und unkompliziert.

Worin unterscheiden sich die Modelle?

Im Grunde haben die verschiedenen Magnettafel-Modelle nur eins gemeinsam: sie sind magnetisch. Es gibt zahlreiche Ausführungen, die sich in Größe, Farbe und zusätzlichen Eigenschaften unterscheiden.

Magnettafeln mit Wochenplaner sind beispielsweise mit einem Raster ausgestattet, in dem Sie für jeden Wochentag Aufgaben eingetragen können. Diese Modelle eignen sich ausgezeichnet als Planungstafeln für Unternehmen, die viele verschiedene Herausforderungen und Teams koordinieren.

Dabei ist zwischen Tafeln, die das ganze Jahr repräsentieren und Boards, auf denen die Wochentage eingetragen sind, zu unterscheiden. Je nachdem, was besser zu Ihnen passt, haben Sie also die Wahl zwischen einem Jahresplaner und einer Magnettafel mit Wochentagen.

Vorteile von Planungstafeln:

• Übersichtlich
• Beschreibbar
• Zuordnung unterschiedlicher Mitarbeiter möglich
• Jahresplaner oder Wochenplaner
• Farbliche Gestaltung mit bunten Pins und Stiften möglich
• Leicht anzupassen

Vorteile Magnettafel Glas:

• Beschreibbar
• Vielfältiges Design
• Hochglänzende Oberfläche
• Wirkt edel

Vorteile der fahrbaren Magnettafeln:

• Flexibel
• Beschreibbar
• Viel Platz für Informationen
• Eventuell doppelseitig nutzbar
• Besonders für Präsentationen geeignet

In puncto Design liegen Glas-Magnettafeln ganz weit vorne. Diese sind komplett beschreibbar und können in allen erdenklichen Farben erstrahlen. Und selbst das ist noch nicht alles: Motive wie eine Weltkarte, feine Holzmaserung oder eine Schieferwand machen eine Magnettafel aus Glas zu einem Planer mit Deko-Effekt.

Sehr nützlich sind auch mobile Magnettafeln. Diese sind übrigens teilweise auch mit ansprechender Glasfront erhältlich. Schieben Sie die Tafel einfach dorthin, wo sie gebraucht wird – ob zur Präsentation, zum Teammeeting oder für die Tagung. Bei gutem Wetter kann die Tafel sogar draußen stehen und dort Informationen für Mitarbeiter, Kunden oder Gäste bereithalten.

Tipp: Magnettafeln müssen nicht immer groß sein. Bereits kleine Modelle erfüllen die Grundfunktion und lassen sich auch in kleinste Büroräume integrieren. 

Magnettafeln haben vielen Funktionen

Die Magnettafeln in unserem Sortiment verfügen über viele Funktionen, sodass sie je nach Anlass eingesetzt werden können. Durch ihre Magnethaftung lassen sich Notizen, Flyer oder Ankündigungen ganz einfach befestigen und auch wieder abhängen. Informationen lassen sich so individuell und ansprechend präsentieren. Bei vielen Magnettafeln werden die passenden Magnete direkt mitgeliefert. Ein Großteil der Magnettafeln in unserem Sortiment ist zusätzlich beschreibbar und bietet so noch mehr Möglichkeiten, die Magnettafeln zu verwenden. Beschriften Sie Ihre Tafel je nach Bedarf. Die Magnettafeln sind feucht und trocken abwischbar. So können jederzeit alte Ideen verworfen und neue hinzugefügt werden. Viele der Magnettafeln lassen sich sowohl im Hoch- als auch Querformat aufhängen und können so beliebig an der Wand montiert werden.

Magnettafeln für verschiedene Einsatzzwecke

Magnettafeln und Magnetpinnwände eignen sich ideal für Präsentationen und Moderationen, da sie interaktiv verwendet werden können durch ihre einfache Handhabung. Sie stellen auch eine gute Basis für Projektplanung und Projektmanagement dar oder auch die Wochenplanung, da sie mit Hilfe von Magneten und Beschriftungen vielseitig gestaltet und flexibel verändert werden können. Natürlich können auch Notizen während eines Meetings oder neue Ankündigungen auf der Magnettafel ihren Platz finden. Nicht nur im Büro sind sie nützlich, sondern auch in anderen Bereichen wie Gastronomie und Empfangsbereich. Gäste und Kunden können so willkommen geheißen werden und es können tagesaktuelle Informationen angebracht werden, wie zum Beispiel das Mittagsmenü.

Magnettafel aus Glas und Edelstahl

Magnettafeln sind nicht nur sehr praktisch, sondern veredeln auch Ihre Büroausstattung. Bei Schäfer Shop können Sie hochwertige Magnettafeln oder Magnetpinnwände aus Glas oder Edelstahl kaufen. Ihre Räumlichkeiten lassen sich so besonders attraktiv und elegant gestalten. Das moderne Design macht die Magnettafeln zu einem besonderen Blickfang in Ihren Räumen. Ebenfalls können Sie die Glasmagnettafeln in modernen Farben erwerben und damit Ihrer Büroausstattung einen besonderen Glanz verleihen. Durch eine unsichtbare Aufhängung wird das moderne Design weiter unterstützt.

Schauen Sie jetzt in unser großes Sortiment an Magnettafeln und finden Sie den perfekten Helfer für Ihren Büroalltag!